Strax före jul kom en rätt ovanlig bok ut på Hillelförlaget som drivs av Judiska Församlingen i Stockholm. De ordnade böckernas folk - Om klassifikation i judiska bibliografier och bibliotek, skriven av Joacim Hansson, professor i biblioteks- och informationsvetenskap vid Linnéuniversitetet. Boken beskriver hur judisk kultur och historia har påverkat framväxten av de klassifikationssystem som har använts vid judiska bibliotek. Ett klassifikationssystem växer fram ur två påverkanspunkter – dels att det är praktiskt användbart för att klassificera information, att det matchar den samling som det ska användas till, dels påverkat av det samhälle det har omkring sig, dess hegemoni och ideologi.

Judarna och judendomen har befunnit sig i en väldigt speciell situation i Europa, både som religion och folkgrupp. De är inte bundna till ett specifikt geografiskt område och med en religion och kultur som skiljer sig från den kristna majoriteten och de olika nationella kulturer som omgivit dem. Utifrån detta bildas intressanta skillnader mellan de judiska klassifikationssystemen för bibliotek och de som i övrigt har använts i Europa. Det svenska SAB-systemet, exempelvis, har i sin kategorisering av religion en skarp inriktning mot kristendom, och som Hansson påpekar, en klassificering som korresponderar med svenska kyrkans ståndpunkter och organisation.

De judiska klassifikationssystemen, vissa påverkade av det amerikanska Dewey-systemet, med en liknande inriktning mot kristendom, eller Vilhelm Jacobowskys svenska system, påverkat av SAB-systemet, har självfallet fått välja sin egen väg. En annan geografisk indelning – påverkad av var judendomen existerat.

I Jacobowskys svenska system påverkas den geografiska indelningen av avdelning K – Historia, av vilka städer som judar först fick bosätta sig, och var det funnits en större judisk befolkning i Sverige. K8b – Göteborg exempelvis. Eller om vi undersöker ett amerikanskt kategoriseringssystem för judiska samlingar såsom Mae Weines Weine Classification Scheme and Relative Index for Judaica Libraries, vilken utgår från Dewey-systemet. Här har hela Deweys inriktning mot kristendom i avdelning 200 – Religion inverterats för att i stället motsvara behoven från judisk teologi. Kultur och historia påverkar vilken klassificering vi behöver använda oss av.

De ordnade böckernas folk är intressant av flera anledningar. Den ger väldigt bra ingångar till judisk idéhistoria och hur ett bibliografiskt klassifikationssystem fungerar. Den ger även en väldigt bra ingång till svensk-judisk bibliotekshistoria. Jag tror även att den kan lära oss arkivvetare något. Vi har också erfarenhet av den här diskussionen – hur kulturen runt omkring oss påverkar hur vi klassficierar dokument. Men det är en diskussion vi borde fördjupa och även situera bättre i Sverige och svensk arkivhistoria. På det sättet kan ”De ordnade böckernas folk” vara en nyttig inspirationskälla.

De ordnade böckernas folk är intressant av flera anledningar. Den ger väldigt bra ingångar till judisk idéhistoria och hur ett bibliografiskt klassifikationssystem fungerar. Den ger även en väldigt bra ingång till svensk-judisk bibliotekshistoria.

Judisk bibliografi uppmärksammas i ny bok

Handlingarna från Lena Nymans personarkiv kan berätta en hel del om hennes liv, karriär och kärlekar, om kulturlivet och teatern. Arkivet innehåller en mängd material som har sparats och förtecknats. Via Musik- och teaterbiblioteket Statens musikverks databas ges en gedigen överblick över det material som finns i Nymans personarkiv. I Registret kan vi läsa om roller som hon har haft som till exempel uppsättningar med Hasse och Tage, Nyfikenfilmerna som regisserades av Vilgot Sjöman. Lena spelade så väl på Dramaten som på andra scener så som till exempel Göta Lejon.

Intendent Malin Karlsson från Scenkonstmuseet i Stockholm berättar i en intervju att hon ingående har studerat Nymans handlingar och läst alla hennes dagböcker. Hon tar också upp att det finns allt möjligt och en enorm bredd av material, fotografier, manus, program, anteckningar, kalendrar, teckningar och så vidare.”

Då Nymans personarkiv inte innehöll några restriktioner kunde materialet lyftas fram och ställas ut i en utställning kort efter hennes bortgång. Intendent Karlsson kom att arbeta med innehållsurvalet och textarbetet för utställningen om Nyman 2011:

”Det var mycket speciellt på ett sätt eftersom vi gjorde utställningen rätt kort efter att hon gått bort. Och då med anledning av att hon själv donerat materialet strax innan sin bortgång. Vi såg helt enkelt att många blev väldigt berörda av hennes död och att Lenas roller fanns i så många generationers goda minne, men också någon sorts sorg över hennes livsöde. Vi valde att fokusera på hennes professionella gärning i vår utställning, men hade en monter med privat material där vi tog upp till exempel alkoholmissbruket och rattfyllan (som hon själv gick ut med när det begav sig). Vi hade också en del av utställningen som handlade om de fruktansvärda skriverierna om Lenas kropp under 1960-talet och hur detta påverkade henne (vilket framgick i hennes dagböcker som finns i arkivet). Däremot valde vi bort berättelser och historier från hennes privatliv som till exempel vilka män hon haft ihop det med eller liknande, detta fann vi inte relevant för det vi ville berätta. Det kändes som ett snaskande av information som inte hörde hemma hos oss”.

Efter denna utställning har Nymans handlingar fortsatt att lyftas fram i olika sammanhang. Bland annat kan allmänheten nu på Scenkonstmuseet i Stockholm se den guldbagge som Lena tilldelades för Nyfikenfilmerna. På frågan varför handlingar från Nymans personarkiv fortfarande lyfts svarade Karlsson att ”montersystemet Teaterarkivet är den plats där material från Lena Nymans arkiv kommer att lyftas fram. Detta system består av lådor som man drar ut för att se föremålen som ligger där och berättar specifikt om museet och arkivets samling av arkivmaterial genom olika exempel. Vi ska byta ut innehållet i några av lådorna, dels för att väcka nyfikenhet, men också av konservatoriska skäl. Museet har snart varit öppet i fem år och det är dags för några föremål att inte exponeras längre. Då det är jag som kurerar detta tyckte jag att det var en idé att en av dessa lådor kunde presentera att vi har många personarkiv i vår samling, det vill säga sådant som konstnärer och musiker själva har donerat och som också kan innehålla privat material. Sedan var inte steget långt till Lena Nymans material eftersom jag var med när detta togs in för elva år sedan”

Virve Polsa som arbetade med att ordna och förteckna Nymans handlingar berättade i en intervju att ”Nyman hade en förmaning, nämligen att allmänheten skulle få tillgång till hennes material först efter hennes död. Nyheten om att Lenas privata handlingar donerats till arkivet kom via en intervju för media till allmänhetens kännedom. Vilket snabbt skapade nyfikenhet och efterfrågan vilket i sin tur bidrog till att arkivarierna behövde arbeta intensivt med att ordna och förteckna Nymans material samtidigt som allmänheten hörde av sig och ville ta del av handlingarna”

I Nymans personarkiv finns bland annat almanackor och anteckningsböcker, men vi hittar också hennes dagböcker som Isabel Anderson har studerat närmre. Hon skriver boken Dagböcker och brev 1962–74. Via boken får vi bland annat ta del av Lenas arbete med att samla det material som senare skulle komma att bli hennes personarkiv. I dagboken från den 5 juni 1991 antecknar Lena ”I går började jag försöka katalogisera mitt liv. Till att börja med placera jobben i år och där det går i månader, dagar. Det är svårt. Eftersom att jag inte har något minne. Jag minns inte vad jag gjort och ännu mindre när. Jag blir helt besatt när jag håller på.

I går satt jag från 10 till 22. Jag känner mig som en forskare. När jag har jobbandet nått så när klart för mig, ska jag börja läsa dagböcker och försöka ta in mitt privatliv i det hela. Men det är ett gigantiskt projekt, alltihop. Och djävligt kul”

Den etiska aspekten är en diskussion som kommit upp bland annat i intervjun med Isabel Andersson. Som både arbetat med Lenas handlingar via redan nämnda bok, men som även studerat och lyft fram materialet i dokumentärfilmen som hon regisserade och som hade premiär förra året. I intervjun ställdes frågan om Lena Nyman hade velat synas i dessa sammanhang, vad hade hon själv tyckt om utställningarna, dokumentär­filmen, böckerna och vad hade hon haft för åsikt om att figurera i den här artikeln? Men som Andersson nämner kan vi tänka att Lena samlade ihop och sparade allt sitt material och hade viljan att donera handlingarna till arkivet. Dessutom utan några restriktioner. Därför kanske vi kan anta att Nyman ville att andra skulle studera och lyfta fram hennes bevarade handlingar. Andersson berättar även att Nyman hade tankar på att skriva en memoar eller biografi som aldrig blev av.

I Annika Persson bok kan vi även läsa att ”Lena hade velat tala om livet som det levts inte som det kunde lagts till rätta”

Andersson berättade att hon även har intervjuat en av Nymans väninnor, det vill säga Kristina Lugn som ska ha reagerat med förvåning på att Lena samlat och sparat så mycket från sitt liv.

Kristina Lugns handlingar är ett material som ännu inte har arkiverats. Men kanske kommer vi någon gång i framtiden att även kunna lyfta fram material från Lugns personarkiv i olika sammanhang.

Offentliga personer som i dag är framträdande inom exempelvis kulturlivet, eller anses som stora skådespelerskor skulle kunna vara med och bidra till att skapa fler kvinnliga arkivbildare. Detta genom att göra som Lena Nyman det vill säga att själva samla och spara intressant material från sina liv. För att senare antingen be någon närstående eller själva lämna över sina handlingar till ett arkiv som bevarar materialet för eftervärlden.

Hundra år av demokrati
År 2021 var det precis hundra år sedan demokratin tog plats i Sverige. Det var i september 1921 som kvinnor för första gången kunde rösta. En historisk händelse som arkiv, institutioner och bibliotek med arkiv och samlingar valde att lyfta fram och synliggöra för allmänheten. Bland annat genom att tillgängliggöra handlingar från rösträttskvinnors personarkiv. En rösträttskvinna kämpade för ett mer demokratiskt samhälle och för att även kvinnor skulle få politisk rösträtt och därmed kunna delta i politiken. Ett exempel på en rösträttskvinna som lyfts fram ur personarkiven är Anna Fredrika Carlberg eller Frigga Carlberg som hon också kallades. Hon ville med humorns hjälp visa på en del av motargumenten som männen hade till att kvinnor skulle rösta. Carlberg författade redan 1913 texten Några skäl till varför kvinnorna icke skola ha politisk rösträtt – Monolog av en motståndare där hon tog upp en del av de argument som männen kunde använda. Hon skriver följande:

”Hör på nu! Om kvinnorna finge rösträtt skulle de rösta som sina män och endast fördubbla röstsiffran. Om kvinnorna finge rösträtt, så skulle de snart ta det bästa och indräktigaste platserna från männen, vi skulle i ett nafs ha kvinnliga landshövdingar och biskopar, kvinnliga generaldirektörer och statsråd, ni skulle få se att Anna Whitlock knuffade undan statsminister Staaff och satte sig själv på hans taburett”

Dock skulle det dröja hundra år, det vill säga till år 2021, innan den första kvinnliga statsministern tillträdde i Sverige. Hundra år av demokrati har lyfts fram via projektet Demokrati 100. Genom att klicka oss in på demokrati100.se kan vi läsa mer om ämnet och deras syfte med projektet som är att ”öka kunskapen om den allmänna och lika rösträttens tillkomst i Sverige 1918–1921 – om den historiska processen och människorna som skapade den. Med hjälp av denna kunskap vill vi skapa förutsättningar för reflektion om såväl de historiska händelserna som demokratins betydelse också efter 1921” (Demokrati 100.se).

Personarkiven kan bidra till att skapa en mer levande historia att ge oss en inblick i personers liv och vardag. Men personarkiven kan också visa att det har funnits framträdande kvinnor inom så väl kulturarv som i kampen för demokrati. Intressant med dessa arkiv är också att enskilda individer som har en framträdande roll inom kulturlivet i dag och som har en vilja att spara, samla och senare donera sina handlingar till eftervärlden kan bidra med berättelser från deras tid, berättelser och livsöden som bevaras för framtida forskare eller framtidens nyfikna allmänhet.

Text: Lotta Widholm lowi1@hotmail.se
Foto: Beata Bergström Dramatens arkiv & bibliotek

Via personarkiven kan vi till exempel ta del av dagboksanteckningar, brev eller andra föremål som har varit en del av en persons liv. Personarkiven är intressanta att studera då dessa kan visa vilkas handlingar som i arkiven har bevarats för eftervärlden. Det kan även vara av intresse att undersöka vems handlingar som har lyfts fram ur personarkiven. Anna Nordenstam diskuterar även det faktum att ”det finns åtskilliga dolda kvinnor i våra svenska arkiv, både i de offentliga och i de enskilda” Därför kan det vara intressant att fokusera på de kvinnor som faktisk lyfts fram ur arkiven så som till exempel Lena Nyman.

Lena Nyman och demokratin

1975 hittades en död tonårskille på en skogsväg i närheten av Plaqueville, en småstad i Louisiana med knappt 7 000 invånare med ”The City of hospitality” som slogan. Polisen lyckades aldrig identifiera den avlidne unge mannen och anledningen till att jag kan skriva om det här är att han nu är en post i databasen NamUS – National Missing and Unidentified Persons Systems. NamUS organiserar information kring tre kategorier av fall: försvunna personer, oidentifierade döda personer och slutligen kategorin ”unclaimed”, det vill säga identifierade döda personer där man inte har hittat någon anhörig. 

Det finns ett antal databaser av den här typen globalt, men ingen av de andra är så pass genomtänkt som NamUS. Den blandar rättsväsendets data med möjlighet till öppen tillgång för allmänheten och även viss interaktion. Både anhöriga och engagerade samt yrkesarbetande i rättsväsendet har möjlighet att skapa konton i NamUS där de kan tillföra information. När det gäller gruppen anhöriga så rör detta till största del kategorin försvunna personer. NamUS har även en kontaktperson för varje post/person i databasen, vilket ger möjlighet för kontakt i de fall det finns mer sofistikerad information att tillföra eller ytterligare frågor att ställa kring materialet.

Finns mycket att lära
Det finns en god anledning till att denna typ av portal har skapats i just USA – det rör sig om ett stort geografiskt område med ett gemensamt språk, där personer flyttar runt mycket och kan förlora kontakt med anhöriga. Det är också ett område dit många har migrerat och som har en stor mängd människor som på ett eller annat sätt har fallit utanför systemet. Dessa faktorer gör att mängden oidentifierade personer bör öka. 

Detta sammantaget är sådant som vi borde lära oss något av i ett Europa som i mångt och mycket genomgår samma historiska process som USA har gjort med ökad inre och yttre migration. I samband med att folk kommer till ett nytt område så bör risken för att de inte är kända där, och att de inte lyckas etablera sig i samhället, vara något större. Detta märks också i NamUS på den stora mängd personer från Latinamerika som dyker upp under alla kategorier i databasen. Speciellt om man rör sig geografiskt mot de delstater som har gräns mot Mexiko. Gränssnittet för NamUS ger även möjlighet att tillgodogöra sig informationen på spanska vilket bör vara en förutsättning för att lösa flera av de mysterier som informationssamlingen bär inom sig. 

Gallrade handlingar är en brist
En databas med webbgränssnitt är dock inte allt – även den mest genomarbetade tjänst kan ha sina brister och luckor. När det gäller den döda tonåringen från 1975 må vissa grunddata finnas sparade i NamUS – bland annat att hans kropp vid upptäckten var så pass välbevarad att ansiktet skulle vara möjligt att känna igen. Utifrån detta borde det gå att undersöka eventuella foton, DNA-spår och annan dokumentation som finns samlade i en akt någonstans för att kunna gå vidare med en identifiering. Tyvärr finns det dock en anteckning i databasposten som signalerar till oss att detta inte är möjligt: ”There are no surviving reports/records from either the Plaquemines Parish Sheriff’s Office or Coroner’s Office”. Och som ni förstår kan inte ens den bästa söktjänst återskapa utgallrade och förstörda handlingar. 

Försvunna och oidentifierade i USA
Över 600 000 människor försvinner i USA varje år. Lyckligtvis hittas de flesta fort vid liv och god hälsa. Tiotusentals individer förblir dock saknade i mer än ett år och anses vid det laget av många myndigheter vara så kallade ”kalla fall”.

Omkring 4 400 döda och oidentifierade kroppar påträffas varje år i USA varav cirka 1 000 förblir oidentifierade efter ett år. 

National Missing and Unidentified Persons Systems, NamUS, är en databas över försvunna och oidentifierade människor i USA som vi i Europa skulle kunna lära oss mycket av i en tid av ökad rörlighet över landsgränserna.

Register över upphittade döda

Inför flytten och övergången till det aktivitetsbaserade arbetssättet (vilket innebär att medarbetarna inte har fasta arbetsplatser) såg kommunen behovet av att påbörja en förändringsresa. Vi behövde gå från en papperskultur till ett mer digitalt arbetssätt, arbeta mot att digitalisera arbetsprocesser och vår information så att den kan användas av alla, var man än arbetar. 

Det nya stadshuset är en pappers­lös arbetsplats, så hur stöttar man verksamheterna i deras omställning till att arbeta med stora mängder analoga handlingar som förvaras någon annanstans än runt hörnet på kontoret?  Hur såg vi behoven och hur hittade vi lösningarna?

Det vi började med var att, med personal tillhörande avdelningen för kansli inom kommunledningskontoret, sjösätta ett projekt med syfte att dels identifiera/inventera, ordna och förteckna analogt material, dels att planera förflyttningar av materialet och att bidra till en genomlysning av kommunens mellanarkivslösningar.  

Projektet leds av en styrgrupp (inklusive projektägare) och organiseras av en projektledare. Representanter från Uppsala stadsarkiv och den centrala registraturen deltar med kompetens i planerings- och arbetsgruppen. 

Projektet har organiserats genom två huvudsakliga faser. Ett förarbete (inklusive mycket planering) som under andra delen av 2021 har följts upp med en genomförandefas. Vi beräknar att kunna avsluta genomförandet med en slutrapport under våren 2022. Projektet har regelbundet sett till att kommunicera vad vi gör på kommunens intranät.

Att ha ordning på sin information är, som vi alla vet, en förutsättning för en bra informationsförvaltning. Det kan också många gånger vara en utmaning att kommunicera detta till verksamheterna och att få dem att hålla sin informationsredovisning uppdaterad. Så för att kunna genomföra den här förflyttningen av cirka 3 700 hyllmeter analogt material, var vi tvungna att börja med en identifiering och en inventering av arkivbestånden. 

Inventeringen som gjordes under 2020 gav oss uppgifter om allt material, vilket räknades och bedömdes efter vilken arkivbildare som äger det, om det skulle bevaras eller gallras, om det var sekretessbelagt, hur och var det förvarades vid inventeringstillfället samt var det skulle förvaras framöver. Materialet varierade stort i karaktär och i ordningsgrad och det var svårt att beräkna hur många arbetstimmar som behövdes för att få till den ordning som vi ville ha. Arkivarien upphör aldrig att förvånas över hur tidskrävande det kan vara att ordna och förteckna ett bestånd. Resultatet av inventeringen tjänade därför som en uppskattning, och som en grund för beräkningen av resursbehovet. Vi tog också höjd för att behovet av justeringar under projektets gång kunde variera och att kompletterande resursbeslut kunde behöva tas.

Efter inventeringen var det dags att boka möten med respektive verksamhet för att prata om prioriteringar. Vi diskuterade deras bestånd och vad som borde göras med materialet. Behövde de ha med sig materialet till stadshuset, kunde materialet levereras till stadsarkivet, kunde materialet gallras? Vi enades sedan om en överenskommelse som innebar att både projektet och verksamheten tog ansvar för att få materialet dit det skulle, i så bra ordning och så effektivt som möjligt. 

Hur visste vi att prioritera rätt? Ja, vi får se i slutrapporten om vi gjorde rätt bedömningar, men ett av incitamenten var kommunens långsiktiga försörjning av arkivlokaler. I dagsläget är lokalerna relativt spridda runtom i kommunen och det är klart att en effektivisering är en bra väg att gå. Ett annat var mängden material som varje verksamhet fick ta med sig till stadshuset. Det fanns en begränsning just på grund av det nya arbetssättet och på grund av övrig möblering.

”Om jag inte får ha alla mina papper i stadshuset, hur ska jag bete mig då?” Ja, det är en vanlig fråga som vi har fått under den här resan. Stadsarkivet har, redan innan projektet startade, haft en bra koll på verksamheternas behov av arkivlokaler. De är som egna arkivbildare ansvariga för sin förvaring men stadsarkivet jobbar aktivt med stöd i dessa frågor. Det vi får på köpet nu är en grundligare genomlysning av existerande arkivlokaler och framtida behov. Det låter konstigt men vi kan sägas ha fått en ökad tillgänglighet till den analoga informationen, tack vare inventeringen och den höga andelen material som har kategoriserats, ordnats och förtecknats. Olika verksamheters information samlas på ett ställe i stället för att vara utspridda i flera arkiv runt om i staden. 

Vad blev resultatet av det här och hur har vi kunnat svara på både våra egna frågor och medarbetarnas? Hur hittade vi lösningar för att ändå jobba med papper i ett hus som är avsett för ett digitalt arbetssätt? 

I den stora genomförandefasen (som vi nu ser slutet på) har vi räknat och sammanställt samtliga aktskåp som funnits hos de verksamheter vilka flyttar in i huset. Skåpsinventeringen ger oss information om antal lådor/skåp, status på skåpet, varifrån skåpet hämtas och vem som blir tilldelad skåpet när det väl är på plats. Så här långt har projektet sett till att cirka 160 aktskåp har flyttats in i huset. Skåpen förvaras på respektive våningsplan, men fram för allt har vi två stora aktförråd i källaren. Aktförråden har tagits fram och utformats i samarbete med stadsarkivet. 

Jag har hittills mest pratat om stadshuset. Vi ska inte glömma att projektet också har gett resultat i form av att cirka 500 hyllmeter handlingar har fått sin slutliga plats på stadsarkivet. Vi har i första hand satsat på att slutföra upphörda nämnders arkiv. Det kan vara en utmaning att ta sin an ett oförtecknat bestånd och även här har projektet behövt verksamheternas input. Jag vill påstå att det alltid är handläggaren/upphovspersonen som bäst kan identifiera vad det är för material som ligger på hyllan. Handläggarens rensning av ett material innan arkivering ska inte underskattas. 

För att leverera svaret på medarbetarens fråga var handlingarna ska förvaras, när de inte får plats i stadshuset, har vi samarbetat med fastighetsstabens projektledare. Vi har tillsammans tydligt sett behovet av ett kommungemensamt mellanarkiv. Ett sådant är nu under konstruktion och i kravställningen ingår tillgång till samma faciliteter som i övriga kontorslokaler. Ett arkiv ska vara en lokal som man vill vara i, även om det kanske bara är en förvaringsplats för gallringsbara handlingar. Under byggtiden använder verksamheterna tillfälliga arkivlösningar som är framtagna inom det här samarbetet. 

Det kan tyckas enkelt att bara räkna ihop och flytta ett antal skåp och leverera arkiv för slutarkivering, men det har krävts stora insatser av både projektet och verksamheterna. Vi har och har haft ett gott samarbete och den tydliga rollfördelningen och kommunikationen mellan oss är en framgångsfaktor. Samsyn och kunskap kring projektet är en nödvändighet. Projektdeltagarna träffas en till två gånger/vecka, och jag har tidigare nämnt mötena med verksamheterna, till största delen har alla möten genomförts digitalt. Det känns fortfarande märkligt; vi har flyttat 160 aktskåp och en massa hyllmeter, men knappt träffats ”på riktigt”. 

I det stora hela handlar en omställning till ett annat arbetssätt om att få medarbetarna att tänka nytt när det gäller informationsförvaltning. ”Kan jag jobba annorlunda, finns det något IT-stöd jag kan använda för att bli mindre pappersberoende”? Det gäller att börja i rätt ände för att få till en ändrad hantering. Detta är något som vi (tyvärr) inte har kunnat fokusera på i projektet. Dock har vi sett att effekten av att en verksamhet inte kan ha samtliga sina hyllmeter i samma hus som man jobbar, kan leda till en högre digitaliseringsgrad. Man ser att man måste minska på den manuella hanteringen, exempelvis vid förfrågningar.

En verksamhetsarkivaries vardag består ofta i att se möjligheterna till att (givetvis utifrån stadsarkivets gällande rutiner och regelverk inom området) koppla ihop alla olika beståndsdelar. Nämnderna behöver ta fram informationshanteringsplaner, alla behöver arbeta rätt för att kunna e-arkivera och e-signera, vi utbildar gärna och vi jobbar brett med stöd inom området. 

En god informationsförvaltning är beroende av transparens, samarbete, klarspråk och att vara närvarande. Glädjen när en medarbetare mejlar och är så nöjd över sin plats i aktförrådet efter alla turer – den smittar av sig och gör att man gärna fortsätter.

Text: Martin Lindberg martin.lindberg@uppsala.se

I december 2021 invigde Uppsala kommun sitt nya stadshus som har plats för cirka 1700 medarbetare. I Stadshuset får Uppsala kommun en modern och digital arbets- och mötesplats. Huset är utformat enligt aktivitetsbaserat arbetssätt – en öppen, tvärfunktionell och inkluderande arbetsplats. Martin Lindberg, verksamhetsarkivarie på Uppsala stadsarkiv, ser tillbaka på Projekt Arkivflytt, informationsförvaltning stadshus 2021.

Analog omflyttning i ett digitalt landskap

Vårt deltagande på konferensen gav både en djupare inblick i de hot som översvämningar, extremväder och andra miljömässiga förändringar utgör för vårt kulturarv och innovativa strategier och insatser som görs för att rädda och skydda museisamlingar. Genom vårt deltagande tar vi med oss kunskaper som kan bidra till att bevara samlingarna i vår institution.

Konferensen pågick under fem dagar med föredrag om bland annat klimatsmart strategisk planering som handlade om hur museer kan minska sitt koldioxidavtryck samt anpassa och förbereda sig för att agera på nödsituationer. På agendan stod även restvärdesräddning där volontärer och experter kan samarbeta med utbildning, finansiering och stöd till kulturinstitutioner vid klimatrelaterade katastrofer. Ett specifikt fall rörde identifierandet av giftiga böcker i samlingar över hela världen: en internationell arbetsgrupp har utforskat tillförlitliga identifieringsmetoder för toxiska komponenter i historiska bokbindningar och arkivmaterial och har utvecklat bästa praxis för hantering av sådana samlingar med fokus på hälsa och säkerhet.

Nordiska museets bildarkiv och 100 000 Bildminnen

Under konferensen fick vi från Nordiska museet möjlighet att dela med oss av projektet 100 000 Bildminnen som är ett exempel på hur en incident i samlingar omvandlas till ett initiativ för massdigitisering. Genom att digitalisera vattenskadade negativ har vi räddat dem från ytterligare nedbrytning samt även öppnat upp möjligheter för forskning och kulturellt utbyte. Det var fantastiskt att få berätta museets historia och kulturarv för en bred publik.

Nordiska museet har alltsedan starten samlat in fotografier, konst, vykort, bildtryck och annat bildmaterial och består av det topografiska respektive det ämnesordnade bildarkivet, fotografiska dokumentationer och fältarbeten, enskilda arkiv från fotografer, organisationer, företag och privatpersoner samt filmer.

Arkivmaterialen är delar av ett tjugotal arkiv. Till exempel stora bildsamlingar som K W Gullers (1916–1998) som bland annat dokumenterade de genomgripande förändringar som Sverige har genomgått under 1900-talet; Gösta Glase (1920–2001) som har tagit många klassiska Stockholmsbilder från 1950-talet till och med 1970-talet, men också mindre omfattande arkiv som fiskeriintendent Ossian Olofssons fotografier på jakt och fiske från 1920- och 1930-tal i övre Norrland.  

I januari 2021 drabbades nitratarkivens lokal av en vattenläcka och en akut restvärdesräddning genomfördes under två dagar. Insatsen koncentrerades på de arkiv som hamnat under vatten, uppskattningsvis 100 000 negativ. Omfattningen bedömdes som alltför stor för att kunna torka och efterhand beslöts att frysa materialet för att stoppa nedbrytningen.

Tack vare försäkringsmedel kunde ett masshanteringsprojekt planeras och genomföras med

målet att vårda och digitalisera 100 000 bildnegativ. Projektet planerades med etablering, utrustning och säkerhetsanpassning av en lokal som kunde rymma både vård- och digitaliseringsprocesser. Det ingick intern organisation och rekrytering av personal samt utveckling och testning av processer för lagring, förvaltning i museets samlingssystem Primus samt tillgängliggörande på publiceringsplattformen Digitalt museum.

Text: Karin Neander Karin.Neander@nordiskamuseet.se och Sara Ellenius Sara.Ellenius@nordiskamuseet.se

Temat för AIC, American Institute of Conservations, årliga möte den 16–20 maj 2023 var Conservation in the Age of Environmental, Social, and Economic Climate Change och berörde därmed allt från stigande globala temperaturer, internationella konflikter, politiska förändringar och en obalanserad ekonomi till vilka åtgärder vi bör vidta, hur vi gör vårt arbete mer hållbart och hur vi skyddar våra webbplatser och samlingar.

Judisk bibliografi uppmärksammas i ny bok

Lena Nyman och demokratin

Register över upphittade döda

National Missing and Unidentified Persons Systems, NamUS, är en databas över försvunna och oidentifierade människor i USA som vi i Europa skulle kunna lära oss mycket av i en tid av ökad rörlighet över landsgränserna.

Analog omflyttning i ett digitalt landskap

100 000 bildminnen