Inför flytten och övergången till det aktivitetsbaserade arbetssättet (vilket innebär att medarbetarna inte har fasta arbetsplatser) såg kommunen behovet av att påbörja en förändringsresa. Vi behövde gå från en papperskultur till ett mer digitalt arbetssätt, arbeta mot att digitalisera arbetsprocesser och vår information så att den kan användas av alla, var man än arbetar. 

Det nya stadshuset är en pappers­lös arbetsplats, så hur stöttar man verksamheterna i deras omställning till att arbeta med stora mängder analoga handlingar som förvaras någon annanstans än runt hörnet på kontoret?  Hur såg vi behoven och hur hittade vi lösningarna?

Det vi började med var att, med personal tillhörande avdelningen för kansli inom kommunledningskontoret, sjösätta ett projekt med syfte att dels identifiera/inventera, ordna och förteckna analogt material, dels att planera förflyttningar av materialet och att bidra till en genomlysning av kommunens mellanarkivslösningar.  

Projektet leds av en styrgrupp (inklusive projektägare) och organiseras av en projektledare. Representanter från Uppsala stadsarkiv och den centrala registraturen deltar med kompetens i planerings- och arbetsgruppen. 

Projektet har organiserats genom två huvudsakliga faser. Ett förarbete (inklusive mycket planering) som under andra delen av 2021 har följts upp med en genomförandefas. Vi beräknar att kunna avsluta genomförandet med en slutrapport under våren 2022. Projektet har regelbundet sett till att kommunicera vad vi gör på kommunens intranät.

Att ha ordning på sin information är, som vi alla vet, en förutsättning för en bra informationsförvaltning. Det kan också många gånger vara en utmaning att kommunicera detta till verksamheterna och att få dem att hålla sin informationsredovisning uppdaterad. Så för att kunna genomföra den här förflyttningen av cirka 3 700 hyllmeter analogt material, var vi tvungna att börja med en identifiering och en inventering av arkivbestånden. 

Inventeringen som gjordes under 2020 gav oss uppgifter om allt material, vilket räknades och bedömdes efter vilken arkivbildare som äger det, om det skulle bevaras eller gallras, om det var sekretessbelagt, hur och var det förvarades vid inventeringstillfället samt var det skulle förvaras framöver. Materialet varierade stort i karaktär och i ordningsgrad och det var svårt att beräkna hur många arbetstimmar som behövdes för att få till den ordning som vi ville ha. Arkivarien upphör aldrig att förvånas över hur tidskrävande det kan vara att ordna och förteckna ett bestånd. Resultatet av inventeringen tjänade därför som en uppskattning, och som en grund för beräkningen av resursbehovet. Vi tog också höjd för att behovet av justeringar under projektets gång kunde variera och att kompletterande resursbeslut kunde behöva tas.

Efter inventeringen var det dags att boka möten med respektive verksamhet för att prata om prioriteringar. Vi diskuterade deras bestånd och vad som borde göras med materialet. Behövde de ha med sig materialet till stadshuset, kunde materialet levereras till stadsarkivet, kunde materialet gallras? Vi enades sedan om en överenskommelse som innebar att både projektet och verksamheten tog ansvar för att få materialet dit det skulle, i så bra ordning och så effektivt som möjligt. 

Hur visste vi att prioritera rätt? Ja, vi får se i slutrapporten om vi gjorde rätt bedömningar, men ett av incitamenten var kommunens långsiktiga försörjning av arkivlokaler. I dagsläget är lokalerna relativt spridda runtom i kommunen och det är klart att en effektivisering är en bra väg att gå. Ett annat var mängden material som varje verksamhet fick ta med sig till stadshuset. Det fanns en begränsning just på grund av det nya arbetssättet och på grund av övrig möblering.

”Om jag inte får ha alla mina papper i stadshuset, hur ska jag bete mig då?” Ja, det är en vanlig fråga som vi har fått under den här resan. Stadsarkivet har, redan innan projektet startade, haft en bra koll på verksamheternas behov av arkivlokaler. De är som egna arkivbildare ansvariga för sin förvaring men stadsarkivet jobbar aktivt med stöd i dessa frågor. Det vi får på köpet nu är en grundligare genomlysning av existerande arkivlokaler och framtida behov. Det låter konstigt men vi kan sägas ha fått en ökad tillgänglighet till den analoga informationen, tack vare inventeringen och den höga andelen material som har kategoriserats, ordnats och förtecknats. Olika verksamheters information samlas på ett ställe i stället för att vara utspridda i flera arkiv runt om i staden. 

Vad blev resultatet av det här och hur har vi kunnat svara på både våra egna frågor och medarbetarnas? Hur hittade vi lösningar för att ändå jobba med papper i ett hus som är avsett för ett digitalt arbetssätt? 

I den stora genomförandefasen (som vi nu ser slutet på) har vi räknat och sammanställt samtliga aktskåp som funnits hos de verksamheter vilka flyttar in i huset. Skåpsinventeringen ger oss information om antal lådor/skåp, status på skåpet, varifrån skåpet hämtas och vem som blir tilldelad skåpet när det väl är på plats. Så här långt har projektet sett till att cirka 160 aktskåp har flyttats in i huset. Skåpen förvaras på respektive våningsplan, men fram för allt har vi två stora aktförråd i källaren. Aktförråden har tagits fram och utformats i samarbete med stadsarkivet. 

Jag har hittills mest pratat om stadshuset. Vi ska inte glömma att projektet också har gett resultat i form av att cirka 500 hyllmeter handlingar har fått sin slutliga plats på stadsarkivet. Vi har i första hand satsat på att slutföra upphörda nämnders arkiv. Det kan vara en utmaning att ta sin an ett oförtecknat bestånd och även här har projektet behövt verksamheternas input. Jag vill påstå att det alltid är handläggaren/upphovspersonen som bäst kan identifiera vad det är för material som ligger på hyllan. Handläggarens rensning av ett material innan arkivering ska inte underskattas. 

För att leverera svaret på medarbetarens fråga var handlingarna ska förvaras, när de inte får plats i stadshuset, har vi samarbetat med fastighetsstabens projektledare. Vi har tillsammans tydligt sett behovet av ett kommungemensamt mellanarkiv. Ett sådant är nu under konstruktion och i kravställningen ingår tillgång till samma faciliteter som i övriga kontorslokaler. Ett arkiv ska vara en lokal som man vill vara i, även om det kanske bara är en förvaringsplats för gallringsbara handlingar. Under byggtiden använder verksamheterna tillfälliga arkivlösningar som är framtagna inom det här samarbetet. 

Det kan tyckas enkelt att bara räkna ihop och flytta ett antal skåp och leverera arkiv för slutarkivering, men det har krävts stora insatser av både projektet och verksamheterna. Vi har och har haft ett gott samarbete och den tydliga rollfördelningen och kommunikationen mellan oss är en framgångsfaktor. Samsyn och kunskap kring projektet är en nödvändighet. Projektdeltagarna träffas en till två gånger/vecka, och jag har tidigare nämnt mötena med verksamheterna, till största delen har alla möten genomförts digitalt. Det känns fortfarande märkligt; vi har flyttat 160 aktskåp och en massa hyllmeter, men knappt träffats ”på riktigt”. 

I det stora hela handlar en omställning till ett annat arbetssätt om att få medarbetarna att tänka nytt när det gäller informationsförvaltning. ”Kan jag jobba annorlunda, finns det något IT-stöd jag kan använda för att bli mindre pappersberoende”? Det gäller att börja i rätt ände för att få till en ändrad hantering. Detta är något som vi (tyvärr) inte har kunnat fokusera på i projektet. Dock har vi sett att effekten av att en verksamhet inte kan ha samtliga sina hyllmeter i samma hus som man jobbar, kan leda till en högre digitaliseringsgrad. Man ser att man måste minska på den manuella hanteringen, exempelvis vid förfrågningar.

En verksamhetsarkivaries vardag består ofta i att se möjligheterna till att (givetvis utifrån stadsarkivets gällande rutiner och regelverk inom området) koppla ihop alla olika beståndsdelar. Nämnderna behöver ta fram informationshanteringsplaner, alla behöver arbeta rätt för att kunna e-arkivera och e-signera, vi utbildar gärna och vi jobbar brett med stöd inom området. 

En god informationsförvaltning är beroende av transparens, samarbete, klarspråk och att vara närvarande. Glädjen när en medarbetare mejlar och är så nöjd över sin plats i aktförrådet efter alla turer – den smittar av sig och gör att man gärna fortsätter.

Text: Martin Lindberg martin.lindberg@uppsala.se