Det finns flera svårigheter med systemtillsynen, Stadsarkivets\nnuvarande inspektionsform, och kompletterande metoder har därför länge känts önskvärda. För att pröva ett nytt tillvägagångssätt beslöt Stockholms stadsarkiv att genomföra en kampanjtillsyn.

Kampanjtillsynen skulle dels inrikta sig mot en avgränsad del inom informationshanteringen, dels omfatta ett område som setts som speciellt angeläget att granska närmare, nämligen hanteringen av digital information. Att valet föll just på detta område tedde sig naturligt. Det digitala området har länge varit eftersatt och behovet av stöd och rådgivning har varit särskilt stort här. Kampanjtillsynens inspektioner blev därför också lika mycket välbehövliga informationstillfällen. Stadsarkivet ville göra en kartläggning av läget inom den digitala informationshanteringen i staden och samtidigt upplysa om dess arbete på detta område. Stockholms stadsarkiv har under ett antal år arbetat framgångsrikt med frågor rörande digital information. En stor nyhet blev till exempel lanseringen av E-arkiv Stockholm under förra året. Under kampanjtillsynen kunde verksamheterna informeras om e-arkivet och deras förutsättningar för anslutning kunde undersökas.\nInspektionerna hölls under slutet av år 2010. Åtta olika verksamheter, såväl förvaltningar som bolag, besöktes. Inspektionerna lades upp på lite olika sätt. Hos några av myndigheterna undersöktes något givet system i kärnverksamheten. När det gällde resterande förvaltningar och bolag inspekterades istället informationshanteringen inom någon del av verksamheten. Denna uppdelning, vilken innebar att sätta in informationen i sin kontext, upplevdes som mycket fruktbar. Bara hos en myndighet inspekterades informationshanteringen inom hela verksamheten. Stadsarkivet hade vinnlagt sig om att få till ett så brett urval av myndigheter som möjligt.\nÖverlag kom inspektionerna att påminna om ordinarie inspektioner; formalia var densamma. Nytt blev emellertid att fokus låg på ett enda område. Dessutom användes stickprov i betydligt högre grad än normalt.\n– Kampanjtillsynen blev en mycket värdefull erfarenhet för tillsynsmyndigheten, säger Matilda Ekström, som tillsammans med undertecknad höll i inspektionerna. Den gav oss inte bara tillfälle att bättre lära känna de olika myndigheterna och deras digitala information – stadsarkivet kunde också testa och applicera sina tankar på en praktisk verklighet.\nKampanjtillsynen bekräftade den gamla sanningen att det digitala informationsområdet hos stadens verksamheter innehåller ett stort utrymme för förbättringar. Några områden kunde ringas in som fick anses vara ännu mera eftersatta än andra. Detta gällde i första hand värderingen och redovisningen av digitala handlingar. Kampanjtillsynen gav upphov till flera viktiga frågeställningar att arbeta vidare med.\n– Ett viktigt resultat blev också insikten att det inte enbart ligger på stadens myndigheter att själva komma till rätta med bristerna i sin digitala informationshantering, utan lika mycket på arkivmyndigheten, i dess tillsyns- och rådgivningsfunktion, säger Matilda Ekström. 

Stadsarkivet har en del av ansvaret för att myndigheterna ska komma till rätta med bristerna i sin digitala informationshantering, tycker Martin Ståhl och Matilda Ekström som höll i kampanjtillsynen.

Text Martin Ståhl martin.stahl@stockholm.se