När en statlig myndighet avslutar sin verksamhet eller inte längre behöver sina arkivhandlingar för den dagliga verksamheten ska dessa överlämnas till Riksarkivet. Överlämningen är en process som kräver noggrann planering, korrekt dokumentation och efterlevnad av arkivlagstiftningen. Arkivarier har en central roll i att säkerställa att handlingarna är ordnade, förtecknade och tillgängliga i enlighet med gällande regler.

Denna vägledning ger en översikt av hela processen – från förberedelser och formella krav till det praktiska genomförandet av överlämningen. Här beskrivs vad som krävs vid både fysiska och digitala arkiv, hur metadata och sekretesshantering ska hanteras samt vilka steg som ingår i själva överföringen. Genom att följa dessa riktlinjer kan statliga myndigheter säkerställa att deras arkiv blir en del av det nationella kulturarvet och tillgängligt för framtida forskning och insyn.

Planering och förberedelser

Överlämningsprocessen inleds med en noggrann planering, där myndigheten bör:

• Inventera och ordna handlingarna enligt gällande arkivförteckning. Arkivet ska vara välstrukturerat, och endast handlingar som inte längre behövs operativt får överlämnas.
• Fastställa vilka handlingar som ska överlämnas i enlighet med gällande gallringsbeslut och bevarandeplaner.
• Säkerställa att metadata och arkivförteckning är korrekt och fullständig, så att handlingarna lätt kan återfinnas vid behov.
• Kontakta Riksarkivet i god tid för att planera och samordna överlämningen.

Formella krav och dokumentation

Innan överlämningen genomförs ska myndigheten sammanställa en överlämnandeförteckning som specificerar vilka handlingar som ingår. Denna ska följa Riksarkivets anvisningar och inkludera uppgifter om:

• Handlingarnas omfattning och tidsperiod
• Struktur och klassificering enligt gällande arkivförteckning
• Eventuella sekretessbelagda handlingar samt tillämpliga sekretessbestämmelser
• Tekniska specifikationer om digitala handlingar, såsom format och lagringsmedia

Om arkivet innehåller elektroniska handlingar ska dessa överföras i format som uppfyller Riksarkivets tekniska krav. Dessutom kan särskilda krav ställas på informationssäkerhet och hantering av personuppgifter enligt GDPR och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Genomförande av överlämningen

När samtliga förberedelser är genomförda och dokumentationen är godkänd av Riksarkivet kan själva överlämningen ske. Detta innebär att:

1. Arkivhandlingarna levereras fysiskt eller digitalt enligt överenskommen metod och tidsplan.
2. Mottagningskontroll genomförs av Riksarkivet, där det verifieras att överlämnandet stämmer överens med den godkända förteckningen.
3. Ett överlämnandebeslut upprättas, där Riksarkivet formellt bekräftar mottagandet av arkivet och myndighetens ansvar upphör.

Efter överlämningen

När arkivet har överförts till Riksarkivet är det denna myndighet som ansvarar för förvaltning, långtidsbevarande och tillgängliggörande av handlingarna enligt gällande lagar och föreskrifter. Dock kan den överlämnande myndigheten fortfarande behöva bistå vid frågor om arkivets innehåll, särskilt under en övergångsperiod.

Att följa dessa steg säkerställer en smidig och regelrätt överlämning av statliga arkiv, vilket bidrar till långsiktigt bevarande och offentlig insyn i myndigheternas verksamhet. För detaljerade instruktioner och tekniska riktlinjer hänvisas till Riksarkivets webbplats och föreskrifter.

Läs mer här.