Vid en analys av betydelsen av beredskapsplanering för arkiv blir man varse skillnaden mellan nödfall och katastrof. Nödfallet är en händelse som man kan räkna med och som man kan förbereda sig för rent praktiskt. Det kan handla om en mindre vattenskada. Men vid en katastrof hamnar situationen utom kontroll och hela arkivet försätts i fara. Det går inte riktigt att förutse hur räddningsinsatserna kommer att se ut. Ett exempel på detta är just det som inträffade i Köln den 3 mars 2009, då hela stadsarkivet rasade samman. Inget arkiv kan förbereda sig för en sådan händelse.

Det är uppenbart att beredskapsplanering visserligen inte kan förhindra några nödfall och framför allt inga katastrof-er. Men en viktig lärdom som vi gjort i Köln är att planen bidrar till att inte förvärra den uppkomna skadan. Om ett nödfall utvecklar sig till en kris eller en katastrof så räcker inte den kapacitet som finns hos den egna institutionens personal för att komma tillrätta med situationen. Vid en större skada, som i Kölns fall, är olika typer av nätverk av största betydelse. I Köln finns det exempelvis en krisstab. Vid sidan av denna stab finns också räddningstjänsten, under ledning av Kölns brandkår. Dessutom grundades 2006 ett krisförbund i regionen Köln. 60 olika arkiv, bibliotek och museer uppmanades att samarbeta med varandra. Målen är att bygga upp ett nätverk med fackexpertis som snabbt kan sättas in samt att se till att nödvändig utrustning finns på plats. Detta var helt avgörande under de första dagarna och veckorna efter raset i Köln.

I en krissituation är en ändamålsenlig förvaring av arkivhandlingarna mycket viktig. Handlingar som har packats och som förvaras på ett bra och enhetligt sätt har vid en snabb evakuering väsentligt större chanser att överleva än sådana som inte har förpackats. Dessutom är det viktigt att arkivhandlingarna i möjligaste mån har ordnats och förtecknats. För en smidig evakuering behövs åtminstone ett beståndsregister, men det är ännu bättre med en fullständig depådatabas. Oförtecknade eller dåligt märkta arkivhandlingar är nästan omöjliga att identifiera utanför sin kontext. Filmade och digitaliserade arkivhandlingar får en utslagsgivande betydelse i ett katastroffall, om allt gått förlorat, eftersom de utgör en ersättningsdokumentation och är en ovärderlig hjälp vid identifieringen och restaureringen.

beredskapsplanering hör vidare att man till exempel informerar om brandskydd, säkerhetsfrågor, risker, utrymningsvägar samt att man regelbundet övar sig i evakuering och brandskydd. En central lärdom från Köln är nämligen: Även om man aldrig kan förutse katastrofer kan man åtminstone bestämma på förhand hur de ska hanteras.

”Även om man aldrig kan förutse katastrofer kan man åtminstone bestämma på förhand hur de ska hanteras.”

Dr. Bettina Schmidt-Czaia, chef på stadsarkivet i Köln

Svensk översättning: Martin Ståhl martin.stahl@stockholm.se