Begäran om utlämnande av allmän handling är en vanligt förekommande arbetsuppgift för de som jobbar med diarieföring och arkiv. Offentlighetsprincipen och tryckfrihetsförordningen möjliggör för samhället att ta del av de allmänna handlingar som den offentliga verksamheten producerar i sitt arbete, både då, nu och i framtiden. 

Så vad händer vid de tillfällen när det uppstår svårigheter med att lämna ut en allmän handling på grund av att den inte har digitaliserats? Hur påverkar det förtroendet för myndigheten? Och hur kan politikerna underlätta det ständigt pågående arbetet med att digitalisera verksamheten, diarieföringen och arkiven?

I SOU 2019:58 Härifrån till evigheten: en långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv skrivs det i kapitel En moderniserad och anpassad arkivlag, 5.2 En ny arkivlag, att: 

”Enligt utredningens direktiv finns det ett generellt behov av att modernisera arkivlagen och säkerställa att tillämpningen av den, oberoende av sakområde och medium, kan säkra tillgången till allmänna handlingar på såväl kort som lång sikt i en modern digital förvaltning och för forskningens och allmänhetens behov”1.

För att allmänna handlingar ska kunna lämnas ut behöver de dels kunna sökas fram, gärna så enkelt och snabbt som möjligt, dels finnas i ett tillgängligt format. Särskilt vikten av att kunna få ta del av allmänna handlingar snabbt är något som har utretts flertalet gånger. Justitieombudsmannen (JO) har i flera beslut, bland annat JO 4209–092 och JO 5308-113 uttalat sig om det så kallade skyndsamhetskravet, det vill säga att handlingen enligt tryckfrihetsförordningen ska lämnas ut ”genast eller så snart det är möjligt” (TF 2:15), eller om det gäller kopior av allmänna handlingar att de ska lämnas ut ”skyndsamt” (TF 2:16). Skyndsamt innebär som regel samma dag, eller som längst inom några dagar. För att kunna tillmötesgå den begäran är sökbarheten A och O.

Att lämna ut äldre handlingar
Som registrator inom den offentliga verksamheten får jag in begäran om utlämnande av allmän handling varje vecka. Oftast är det handlingar som har producerats det senaste året, månaden eller veckorna, och i och med digitaliseringens allt större betydelse för och påverkan på vårt arbete så är handlingarna som produceras i dag ofta digitaliserade på ett eller annat sätt från första början. Antingen genom att de skickats in via e-post eller en e-tjänst, eller att de skannas in när de inkommer med den fysiska posten och diarieförs direkt. 

Men ibland kan en begäran sträcka sig längre tillbaka. Jag minns situationer där det ibland med viss frustration gått och plockats ut arkivbox efter arkivbox i sökandet efter en allmän handling som inte hittats förrän flera timmar, eller ibland dagar, senare. Konsekvenserna av att handlingarna inte är digitaliserade är att de tar mycket längre tid att leta fram. Många av de äldre handlingarnas format (till exempel stora kartor och liknande) är svårare att förvara och arkivera digitalt. 

Ett annat problem kan vara att enbart de handlingar som har producerats och inkommit i närtid finns på myndigheten, och att handlingar från längre tillbaka enbart finns fysiskt, men på en annan plats. Ett arbete som förlänger handläggningstiden och därmed gör att skyndsamhetskravet inte kan efterlevas. 

Hur påverkas organisationens förtroende?
Organisationerna vill gärna digitalisera, men inte på bekostnad av att andra viktiga delar av verksamheten blir lidande. Förutsatt att allmänna handlingar inte kan lämnas ut, hur påverkas förtroendet för en organisation då?

Ett viktigt och relevant exempel på vad som kan hända med en organisations förtroende när en allmän handling inte lämnas ut är Regeringskansliet, som så sent som för bara för några veckor sedan, den 13 januari i år, inte kunde lämna ut anteckningar från möten som Coronakommissionen hade begärt ut. Ett nekande som ledde till kritik och en KU-anmälan den 20 januari4.

I det här fallet berodde det bristande förtroendet kanske inte på att handlingarna inte var digitaliserade, men det visar ändå på hur förtroendet för en organisation kan skadas om handlingar som är att betraktas som allmänna av någon anledning inte lämnas ut, varken i sin helhet eller delar av den. 

Det som jag många gånger har hört skulle underlätta digitaliseringen av verksamheten är ytterligare resurser, framför allt mer personal som skulle kunna skanna in äldre material. På så sätt skulle materialet kunna digitaliseras utan att den ordinarie verksamheten blir lidande på grund av resursbrist, något som tyvärr är ganska vanligt idag. 

Avslutningsvis så är vi nog många som hoppas på en arkivpolitik som, precis som i citatet ovan, möjliggör en tillgång till allmänna handlingar både på kort och lång sikt för allmänhetens behov. För den behövs verkligen. Både idag och imorgon.

Text: Madeleine Jacobsson

1. www.regeringen.se/4afb8a/contentassets/8e78a764094b4f60a1da3e444d7e42fa/harifran-till-evigheten.-en-langsiktig-arkivpolitik-for-forvaltning-och-kulturarv-sou-201958.pdf , s.188, 25 januari 2022 kl. 19:32

2. www.allmanhandling.se/2011/12/05/jo-4209-09/

3. www.allmanhandling.se/2011/12/28/jo-5308-11/

4. KU-anmälan 2021/22:30, dnr 1112-2021/22) www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/ku-anmalan/granskning-av-regeringen-med-anledning-av-att_H9A1dnr1112 25 januari 2022 kl. 18:28