Information anses vara viktig för att utveckla elektronisk interaktion, till exempel för att öka så väl service som för att underlätta hantering av kapital och gods, både inom Europa och globalt. Inte minst märks detta i det europeiska interoperabilitetsramverket (European Commission, 2017) och det nationella svenska ramverket (Myndigheten för digital förvaltning, 2022).

Man kan därför säga att information är det nya guldet, men det är viktigt att information är hanterad på ett sätt som gör den autentisk och tillförlitlig. Samtidigt ska det gå att återanvända information så länge det finns behov av den (International Organization for Standardization, 2016), men det gäller också att säkerställa ett kulturarv utifrån demokratiska perspektiv. Nu pågår ett krig i Europa där information exempelvis används som propaganda (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, 2022).

I Sverige styrs arkivhanteringen av Arkivlagen (1990:782). Där anges bland annat att arkivbildningen syftar till att tillgodose att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. De ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov.

Arkiv som koncept har utvecklats i nära relation till medborgarnas rätt att ta del av de allmänna handlingarna (Gränsström, et al., 2000, p. 20). Det finns således skillnader när det gäller att definiera arkiv mellan olika nationer, till exempel kan detta styra hur vi utbyter information över gränserna (Magnusson Sjöberg, et al., 2011, p. 348).

Även om bägge interoperabilitetsramverken lyfter vikten av att ha koll på informationen för att tillgodose legala aspekter är detta inte något som görs i praktiken. Ett exempel är att bevarande av information inte nämns överhuvudtaget ur ett demokratiskt perspektiv, det vill säga det som rör rätten att del av allmänna handlingar oavsett behov. Däremot lyfts informationssäkerhetsperspektivet inklusive dataskyddsperspektivet genomgående som viktigt (European Commission, 2017; Myndigheten för digital förvaltning, 2022).

Bägge perspektiven är viktiga, men även hur man tryggar att de allmänna handlingarna definieras och säkerställs så att de är autentiska, tillförlitliga, uppvisar integritet och är användbara så länge behov finns. Hur man tillsammans kan arbeta med detta över professionsgränserna, är något som har belysts tidigare i denna tidskrift (Kallberg Khanahmadi och Knutsson Fröjd, 2020)

Kombination av flera teorier

Traditionellt sägs att professioner kontrollerar sitt arbete. Exempelvis anser professionsteoretikern Abbott att denna kontroll är exklusiv samt att det ska finnas ett stöd i det legala ramverket (Abbott, 1988, pp. 70-71). Denna kontroll är enligt Abbott att betrakta som en länk mellan organisationen och arbetet, inkluderande kulturell och social kontroll.

Den sociala kontrollen uppstår i den publika och legala sfären samt på  arbetsplatsen, medan den kulturella kontrollen uppstår i arbetet med uppdraget och är legitimerat och auktoriserat av den formella kompetensen som i sin tur är rotad i fundamentala värden (Abbott, 1988). Emellertid kan externa krafter förändra detta genom att nya områden införs. Det har att göra med det sätt professionella grupper kontrollerar sin kunskap och färdigheter (Abbott, 1988, pp. 20, 91-97). Man kanske inte kan förklara arkivarieprofessionens förändring enbart utifrån detta. Men med en kombination av professionsteori, arkivvetenskap och kritiskt tänkande, kanske det är möjligt att visualisera nya områden där den kompetens som arkivarierna besitter kan bidra till att möta förändringar när det gäller informationshantering och mötet med nya politiska visioner.

Utifrån arkivteoretiska tankar, det vill säga records continuum teorin, anser man att det inte går att göra en distinktion mellan dokumenthantering och arkivhantering, snarare förespråkas ett proaktivt förhållningssätt  (Upward, 2005). Eftersom informationshantering är föränderlig så förespråkas även att professioner bör samarbeta (Upward, 2019). Det som har hänt är också att forskare som representerar records continuum synsättet har inkluderat ett kritiskt perspektiv i sin forskning, eftersom det anses användbart när man granskar och undersöker pågående fenomen (Evans, et al.,  2017).

Sammanfattningsvis är kombinationen av teorier inte något nytt, däremot är kombinationen av just dessa nämnda teorier och forskningsområdet nytt. Denna artikel inkluderar dessa teoretiska perspektiv i syfte att belysa eventuella utmaningar som finns i den rådande utvecklingen. Kan det vara så att den kompetens som arkivarier är kända för att besitta när det gäller att identifiera och värdera information (allmänna handlingar) så att de uppfyller de stipulerade kraven i arkivlagen inte längre tillgodoses och därmed riskeras att tappas till förmån för andra professioner? Risken är att det demokratiska perspektivet inte längre kan tillgodoses, det vill säga rätten att ta del av de allmänna handlingarna så länge behovet av dessa föreligger kort- och långsiktigt.

Länken mellan arkivteori och praktik

Traditionellt sett har det alltid funnits en länk mellan arkivteorin och praktiken, det vill säga hur man praktiskt ska hantera information och arkiv.  Emellertid så anser arkivteoretikern Keteelar att det råder ett paradigmskifte där provenienser i stabila organisationer ersatts av en processbaserad, dynamisk och kontextuell beskrivning av informationen (Keteelar, 2000), vilket redan arkivteoretikern Thomassen beskrev för många år sedan (Thomassen, 2001).

Dock har tidigare forskning identifierat att arkivarier som professionell grupp inte är så strategiskt involverade i digitalt förändringsarbete (Kallberg, 2013) och inte heller när det gäller informationsvärdering av allmänna handlingar (Edquist, 2019) . Rogers anser att arkivarier faktiskt lutar sig mot andra professioner istället för att själva vara proaktiva (Rogers, 2015, p. 108).

I sin forskning lyfter Kallberg tillsyn som ett viktigt område som kan tänkas hjälpa arkivarierna i det proaktiva arbetet samt för att stärka professionens status och dess autonomi, men detta utfördes aldrig i praktiken av arkivarierna. Sannolikt beror det på avsaknad av kunskaper inom området e-förvaltning (Kallberg, 2013).

Metod och material

I syfte att undersöka vikten av att tillgodose allmänna handlingar (arkivet) enligt de krav som stipuleras i Arkivlagen (SFS 1990:782) har en kvalitativ och induktiv undersökning gjorts av det europeiska interoperabilitetsramverket (European Commission, 2017) och det svenska ramverket (Myndigheten för digital förvaltning, 2022). Valet av undersökningsmetod relaterar till vikten av att försöka förstå vad som händer (Creswell, 2007). Det handlar inte om att försöka hitta bevis för att styrka en positivistisk syn utan snarare om att förstå vad som pågår, vilket även kan få konsekvenser för arkivarieprofessionen. Data har analyserats inspirerat av en interaktiv modell med flera komponenter så som inhämtande av data och hur den framställs, för att sedan reducera denna för att dra slutsatser (Huberman, 1998, p. 181).

Data från de två interoperabilitetsramverken har analyserats stegvis enligt följande beskrivning:

Steg 1. Interoperabilitetsramverken laddades ner från EU:s sida och från den myndighet i Sverige som hade ansvaret för att arbeta med det nationella ramverket, det vill säga Myndigheten för digital förvaltning (DIGG). Dessa ramverk analyserade genom en innehållsanalys (Elo., and Kyngäs., 2007). Syftet med analysen var att försöka hitta mönster för att kunna besvara min fråga. Här kan jag konstatera att min förkunskap om arkiv sannolikt har bidragit till analysen.

Steg 2. En tabell skapades för att jämföra interoperabilitetsprinciperna i de båda ramverken.

Resultat och diskussion

Det svenska ramverket riktar sig gentemot offentliga organisationer för att stödja digital samverkan samt medborgare och näringslivet (Myndigheten för digital förvaltning, 2022). Det går även att se att hantering av verksamhetsinformation är viktigt för den digitala utvecklingen.  Det svenska ramverket är baserat på det europeiska ramverket och bägge ramverken presenterar principer (13 principer i Sverige och 12 inom EU) och rekommendationer för att få till stånd en positiv digital utveckling (European Commission, 2017; Myndigheten för digital förvaltning, 2022). Dock är rekommendationerna på frivillig basis så därför är dessa inte inkluderade i analysen. 

Det stora fokuset i bägge ramverken är hur interoperabilitet ska kunna stödja digital interaktion för att stötta näringslivet och mobiliteten av medborgare inom EU. Ofta nämns informationssäkerhet och dataskydd som viktiga aspekter i denna utveckling, men det sägs inget om demokrati och transparens kopplat till arkivhantering (European Commission, 2017; Myndigheten för digital förvaltning, 2022).

Sammanfattningsvis är det olyckligt att inget av ramverken lyfter arkiven ur ett demokratiskt perspektiv, däremot vikten av informationssäkerhet och dataskydd. Slutsatsen blir därför att arkivarier borde samverka mer med representanter för informationssäkerhet och dataskydd för att säkerställa att de allmänna handlingarna identifieras och finns tillgängliga så länge behov finns och de legala kraven och kvalitetskraven tillgodoses. Det är endast då en digital utveckling som gagnar hela samhället är möjlig. Arkivkompetens är viktig i detta sammanhang! Genom detta utvidgas även arkivarieprofessionens relation till arbetet.

För referenser, var god se Arkiv nr 1, 2023. 

Text: Maria Kallberg