En platsannons där Nordiska museet sökte extrapersonal till arbetet med flytten från arkivlokalerna på Östermalm till det nya arkivet i museibyggnaden ute på Djurgården, väckte frågor hos Arkivs Marie Thorn. Hur planerar man en sådan flytt? Vilka svårigheter kan uppstå? Vad har museet för framtidsplaner för arkivet och dess spännande material?

Mellan åren 2002 och 2013 prioriterades vården av Nordiska museets samlingar genom att flytta föremål från museibyggnaden till mer ändamålsenliga externa lokaler. Det handlade om omkring 110 000 föremål. Man ville också med denna flytt ge plats för bland annat arkivet, biblioteket och mer publik verksamhet i huset.\nNu har tiden kommit för att flytta museets arkiv från Garnisonen till museibyggnadens markplan. Arkivet innehåller dagböcker, personarkiv, släktarkiv, ljud- och filmupptagningar, fotografier, folkminnessamlingar och mycket mer.

Hur startade tankarna kring denna flytt? Susanna Janfalk, avdelningschef för Föremålssamlingen, berättar att det från början var Christina Mattson, styresman för Nordiska museet, som hade och har som ambition att lyfta fram både föremålssamlingarna och arkivet. När det gäller flytten av arkivet är det först under senaste året som flyttprojektet hamnat i skarpt läge.\n– Vårt arkiv är ovanligt relevant i hela verksamheten. Det är en självklarhet att ansvarig intendent för en utställning börjar på arkivet och tittar efter material, till exempel gamla frågelistor, säger Susanna Janfalk om arkivets centrala del i verksamheten.\nDet faktum att projektidén kommer från ledningen ser de som en stor fördel och Jonas Engman, sektionschef för Arkiv och foto, håller till fullo med Susanna och menar att flytten gör att arkivet än mer lyfts fram i verksamheten.\nHur har planerna inför flyttstarten sett ut? Karin Neander som är ansvarig projektledare berättar att de började med att lägga upp en strategi för att kunna inventera hela arkivet. Syftet var att få grundläggande information om de olika arkivbildarna. En viss basregistrering har utförts och även en dokumentation om vad man ska göra efter att man har flyttat. Detta blev klart nu efter sommaren och därefter har de kommit ganska lång i planerna på hur de ska fortsätta. Hela tiden har ett ordnande av material pågått.\nEnligt Karin Neander har de nu börjat komma in i en fas där de mer i detalj ser över hur de ska hantera sina olika lokaler.\n– Mycket material är helt eller delvis oordnat vilket har genererat många frågor att lösa och ta ställning till, även frågor av mera övergripande slag, säger hon.\nSom projektledare får Karin även ta ställning till gallringsfrågor, rutiner som man inte haft förut och som man nu måste förhålla sig till. Detta är frågor som i hög grad även rör Jonas Engman och den ordinarie personalen i arkivet och som måste byggas in i planeringen. Allt behöver inte lösa nu – prioritet ett är att genomföra flytten och göra det som är tillräckligt för stunden och bevarar status quo.\n– Det är väl det som är svårast och viktigast, säger Karin. Att man bevarar samband och för med sig informationen utan att man förstör någonting.

Arkivflytten har även inneburit att museet har fått rekrytera visstidsanställda. Under 2014 har sex extra tjänster tillsatts, varav Karins är en. Därutöver har fem eller sex ur arkivets ordinarie personal mer eller mindre ägnat sig åt flytten. Arkivet kommer att stänga helt andra kvartalet 2015 och då kommer nästan hela den ordinarie personalen att bli helt delaktiga i flytten.\nJonas Engman menar att det nog inte alltid har varit så lätt för den ordinarie personalen då deras roller blir förändrade. Inte minst processen med att minska på servicen har varit svår. Det är något han verkligen har förståelse för.\n– Men nu är vi nog verkligen på banan med allt det där. Nu är det flytten som gäller. Det är en mycket positiv dynamik i det hela, säger han.\nJonas menar att det har funnits nackdelar med att sitta en bit bort från övrig personal och att det fysiska avståndet betyder en hel del.\n– Även om det inte tar mer än tio minuter att gå så är det ändå ett motstånd som ska överbryggas. Så jag tror att flytten kommer att skapa massor av synergieffekter, säger han. Susanna Janfalk menar att flytten även skapar positiva förändringar hos samlingsavdelningen som fram till nu har suttit på två ställen, dels i Garnisonen, dels nere vid museet.\n– Det ska bli väldigt roligt att sitta i samma kontorslandskap. Jag ser fram emot att vi blir en grupp på ett annat sätt, säger hon.\nÄn så länge har det inte dykt upp något problem som de inte har kunnat lösa. Intressant är att de har hittat material som länge har funnits i arkivet, men som de nu tycker ska betraktas som föremål. Var gränsen går mellan arkivalier och föremål är ingen fråga som måste besvaras precis i stunden men det är ett exempel på frågor som dragits till sin spets. På lång sikt menar de att det är väldigt bra.\nAlla tre är eniga om att det har påträffats mycket utöver det vanliga i det spännande materialet. Karin berättar att det dyker upp nya saker hela tiden.\n– Det mesta är ju väldigt fint här och på många sätt är det ett fantastiskt arkiv. Det är ju så rikt och har ett så varierat innehåll. I ett av arkiven dök det upp en ask som hade tillhört en herre som hade varit i Leningrad. I asken låg hans identitetsbricka från revolutionsåren i Leningrad och en lapp på vilken han hade skrivit ner sin dagsranson av bröd.

Det finns många planer för det nya arkivet som kommer att öppna i början av 2016. Susanna, Karin och Jonas ser ökade fördelar som kommer att uppstå i och med att arkivet kommer att vara placerat i museibyggnaden och tillsammans med biblioteket. Det är särskilt närheten till den övriga verksamheten men även närheten till arkivet för besökarna som är positiv. När det gäller ökad tillgänglighet på nätet har museet ett sådant uppdrag men de är inte riktig framme där ännu. Ambitionen är att så ska ske.\nDe har nu även en högre sökbarhet i materialet i och med att arkivet har blivit inventerat och genomgånget. Tankar om att ha introduktionskvällar där museet visar bibliotek och arkiv tillsammans finns också. Susanna berättar vidare om vilka frågor de har arbetat med rörande just att bredda besöksgruppen:\n– Vi ska bjuda in fler än bara blivande etnologer. Andra som kan tänkas vara intresserade av våra samlingar är till exempel landskapsarkitekter och designers.\nJonas fyller på med att berätta att han arbetar för att locka fler forskare till arkivet men även andra människor utanför den akademiska världen. Han nämner också att de har som mål att ha allt förtecknat om sju, åtta år.\n– Framförallt har ju flytten aktualiserat behovet av en ökad förteckning. Nu finns det verkligen på agendan. Vi talar om digitala strategier på museet och det här är en del av det. Men vi vet inte riktigt hur det ska ske ännu.\nFramtiden ser mycket ljus ut för arkivet men just nu är fokus på den stora flytten. När den är klar tar de andra stora projekten vid. Mycket kommer att kretsa kring digitaliseringsarbetet och förteckningsarbetet. Nordiska museets arkiv är ett arkiv som är levande och ständigt aktuellt – det intygar alla tre.\n– Det finns en gemensam nämnare gällande materialet och det är något slags vardagsliv. Det återspeglar den vanliga människan och hennes livscykel vid både vardag och högtid. Det är livet som skildras här, avslutar Jonas. 

Nordiska museet\nNordiska museet är ett av Sveriges 14 centralmuseer. Museet ska särskilt ”vårda, förteckna, vetenskapligt bearbeta och genom nyförvärv berika sina samlingar. Hålla ett urval av samlingarna tillgängliga samt driva och stödja utställningsverksamhet och annan kulturförmedlande verksamhet. Initiera, driva och stödja forskning inom museets verksamhetsområde.”\nMuseet har cirka 1,5 miljoner föremål i sin samling som numera förvaras i fyra olika magasin och museets arkiv på drygt 4 700 hyllmeter samt 6 miljoner fotografier.\nNordiska museets arkiv innehåller världens största samling av folkminnen.\nAnsvarig projektledare för arkivflytten är Karin Neander. Hon har mångårig erfarenhet av att leda projekt, dels vid Riksantikvarieämbetet, dels vid Landstingsarkivet. De andra två är Jonas Engman, sektionschef för Arkiv och foto, och Susanna Janfalk, avdelningschef för Föremålssamlingen. Jonas har tidigare arbetat som lektor vid Stockholms universitet och undervisat i etnologi, och som intendent vid Nordiska museet innan han nu nyligen tillträdde sin tjänst som sektionschef för arkivet. Susanna är sedan tre år tillbaka avdelningschef för Samlingarna.

Bildtext: Karin Neander och Jonas Engman.

Text och foto Marie Thorn marie.thoorn@gmail.com