Vikten av ett ordnat arkiv

Varför man ska ha ett arkiv och varför man ska arkivera handlingar kan ibland uppfattas som en ickefråga i många verksamheter. Detta inom såväl det privata som inom den statliga och kommunala sektorn. Men ofta handlar det inte om ointresse utan om bristande kunskap. Här kan vi som arkivarier spela en viktig roll och informera om vikten av att ha ”koll på handlingarna”.

Ett skämt som brukar cirkulera bland arkivarier är ”I arkivet kan ingen höra dig skrika” vilket kan ses som ett tecken på att man inte ser arkivet som en integrerad del av verksamheten och att man som arkivarie jobbar helt isolerad. Inställningen finns tyvärr kvar i olika verksamheter men nu verkar det vända. Skälen till att arkivet och arkivariens roll blir alltmer synlig har flera orsaker, som till exempel införandet av digitala arkiv och digitala ärendehanteringssystem. Även kraven på att ha en utbildad arkivarie har höjt arkivarien och arkivjobbets status. Allt fler verksamheter förstår att arkivjobbet är ett mer komplext än vad många tidigare har trott och det är inte bara ”att sätta papper i en pärm”.

Att arkivarier lyfts fram i olika tv-program har också påverkat hur allmänheten ser på arkiv och de spännande saker man kan hitta om man vet att leta på rätt ställe – och det vet en arkivarie.

När det gäller kommunala och statliga verksamheter finns det ett tydligt regelverk att luta sig mot. I den privata sektorn är det inte lika tydligt vad som ska arkiveras och varför. Där är det upp till var och en att själva avgöra vad som ska sparas.

Ett bra argument är att en god ordning hjälper till att stärka och vårda företagets varumärke. Ett företag som har ordning på sina handlingar ses i regel som mer trovärdigt än ett företag som inte har det.

Att vara arkivarie i den privata sektorn och jobba för att få upp de anställdas ögon för vikten av att ha ett väl fungerande arkiv kan vara en stor utmaning men ingen omöjlighet. Jag har talat med arkivarier som arbetar i den privata sektorn och jag kan även utgå från min egen erfarenhet och vi har alla möts av ett stort intresse när man som arkivarie väl har lyft frågan.

Det är viktigt att få alla i verksamheten att förstå varför arkivet finns och varför det är viktigt att handlingar ska sparas. Här är det också bra att lyfta frågan: ”vad händer om handlingar försvinner?”.

Om man arbetar i en större verksamhet gäller det att se till att man når ut till all personal. Ett bra sätt är att skapa ett informationsblad om arkivet och om hur man ska hantera sina handlingar. Här kan man tydligt förklara vad som ska sparas digitalt, vad som måste sparas i pappersform och hur man rent praktiskt ska hantera sina handlingar.

I vissa verksamheter finns det en tydligt utarbetad arbetsfördelning av handläggare, administratörer och kontorsassistenter. Här får man som arkivarie lyfta fram vad varje yrkesgrupp specifikt ska tänka på när det gäller arkivering av handlingar.

Personligen har jag upplevt ett stort intresse från personalen när jag lyft upp arkivfrågan och vikten av att ha ordning och reda bland sina papper. Detta har gällt både inom privat och statlig sektor. Kollegor jag talat med har upplevt samma sak.

En vanlig kommentar från anställda inom verksamheten har varit: ”Vad bra med tydliga instruktioner, jag visste inte hur jag skulle göra och vem jag skulle fråga”. Det är viktigt att arkivarien vågar ta ett kliv framåt och betona vikten av ett ordnat arkiv, att synliggöra sig själv i verksamheten och att bli en välkänd person bland de anställda. För vi gör ett viktigt arbete och vi vet mycket om verksamheten. ∇

Text Marie Thorn marie.thoorn@gmail.com