Två dagar i e-arkivets tecken

I slutet av september var det dags för Knowits Klara-dagar. Runt
sextio arkivarier och IT-utvecklare samlades på Grand Hôtel
i Stockholm för att under två dagar diskutera arkivredovisnings­systemet Klara och nyheter inom arkivhanteringen just nu – med särskilt fokus på e-arkiv.

Konferensens första dag omfattade bland annat en presentation av Jim Löfgren, som visade hur TAM-Arkiv har arbetat med kopplingen mellan arkivredovisningssystemet Klara och dokumenthanteringssystemet Alfresco. Deras lösning innebär att man kan få upp dokumenten direkt via arkivredovisningssystemet.
Utvecklarna av Klara-systemet presenterade planerna för kommande versioner av systemet vilket gav användarna möjlighet att ge input, som de med tiden kan få se förverkligas. Det handlade mycket om begreppet Förvaringsenheter och hur systemet skall fortsätta utvecklas för att ännu bättre motsvara verksamheternas krav.
– Det är alltid ett väldigt öppet klimat och en prestigelös stämning. Vi uppskattar verkligen att få input från våra kunder kring de ändringar som har gjorts och vad de behöver i framtiden. Samtidigt brukar kunderna uppskatta att få se att vi tar vara på det de säger och förverkligar det i systemet, berättar Claes Bengtsson, Knowit.

Diskussioner och informationsutbyte mellan talare och deltagare präglade även dag två, som inleddes av riks­arkivarien Björn Jordell. Han tog upp de utmaningar vi står inför avseende vår informationshantering. Caspar Almalander, IT-arkivarie vid Eskilstuna kommun och projektledare för eARD-projektet, talade om vinsterna med att införa förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS:er, för såväl medborgare som arkivarier och registratur. Från Konstnärsnämnden kom Marlene Karlén, som beskrev hur hennes organisation har gått tillväga i arbetet med att skapa en klassificeringsstruktur för dokumenthanteringen. Hon berättade om fallgropar och gav också tips och råd till organisationer som står inför liknande arbeten.
Utmaningarna när man ska skapa ett e-arkiv är i stort sett desamma oavsett om man arbetar i privat eller offentlig sektor. Det handlar om hur man ska standardisera arkiven och skapa en gemensam, övergripande informationsstyrning. Implementation av ett e-arkiv ställer krav på informationsöverföring, konvertering och integration. Det handlar också om hur man ska hantera en eventuell backlogg med avslutade system och hur man kan minska kostnaderna vid en avställning, hur man minimerar riskerna med parallella strukturer inom organisationen med mera. Det är alltså mycket att ha i åtanke innan e-arkivet blir verklighet. Cia Jarehov, från Statens servicecenter, berättade om hur deras tidplan för e-arkiv ser ut och betonade vikten av att myndigheterna säkerställer att informationshanteringen är i ordning vid implementeringen av ett e-arkiv.
Klaras arkivredovisning fungerar som informationsnav och länkar samman flera olika verksamhetssystem, både analoga och digitala, samtidigt som den skapar en gemensam struktur och standard för hur informationen ska klassificeras. Genom att implementera ett sådant nav för informationshantering kan en organisation lättare göra sig redo för att använda ett e-arkiv. Under konferensens andra dag presenterades ett praktikfall i form av en integrationslösning mellan arkivredovisningssystemet Klara, e-arkivet Long Term Archive och ärendehanteringssystemet W3D3. Arkivredovisningssystemet fungerade som förlaga och satte strukturen för ärendehantering och e-arkiv. Här visades även hur man kan komma åt arkiverad information både från verksamhetssystem och arkivredovisningssystem. Genom en sådan integrationslösning garanteras att informationen behåller samma struktur under hela dess livscykel, från skapande till långsiktigt bevarande. 

”Genom att implementera ett sådant nav för informationshantering kan en organisation lättare göra sig redo för att använda ett e-arkiv.”

Text Claes Bengtsson claes.bengtsson@knowit.se