Samlad kompetens i offentlighetsfrågor

När det gäller offentlighetsfrågor påverkas den kommunala verksamheten av en rad olika lagar och det kan vara svårt att hålla reda på all aktuell lagstiftning. För att effektivisera och förbättra arbetet har Eskilstuna kommun infört så kallade offentlighetsansvariga.

I Eskilstuna kommun ansvarar varje myndighet för att allmänna handlingar hanteras enligt den lagstiftning som kommunen har att följa. Förutom all speciallagstiftning som exempelvis socialtjänstlagen och miljö- och bygglagstiftningen finns många lagar som är gemensamma för hela den kommunala verksamheten. Dit hör all lagstiftning som på ett eller annat sätt rör offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen är särskilt viktig eftersom den utgör en garanti för rättssäkerhet och effektivitet i den offentliga förvaltningen.

En förstudie om koncerngemensamma administrativa rutiner som genomfördes i kommunen 2008 visade att kunskapen om offentlighetsfrågor var-ierade stort mellan kommunens förvaltningar. Förstudien pekade på att det fanns brister i uppföljning, rutiner och internkontroll. Det var tydligt att många handläggare hade en bristande kunskap om hanteringen av ärenden, beslut och allmänna handlingar.

För att effektivisera, förbättra och underlätta arbetet med de här frågorna införde kommunen för drygt ett år sedan en så kallad offentlighets-ansvarig i varje förvaltning. Syftet var att skapa en bättre samordning av alla frågor som rör offentlighetsprincipen och se till att varje kommunal myndighet lever upp till lagstiftarens krav. En samlad kompetens innebär både en större och en mer kvalitativ samordning och gör det lättare för förvaltningarna att följa den gällande lagstiftningen.

I de offentlighetsansvarigas uppdrag ingår att se till att det finns aktuella styrdokument och handläggningsrutiner som myndigheten kan arbeta efter, som till exempel dokumenthant-eringsplan och rutiner för utlämnande av allmänna handlingar. Den offentlig- hetsansvariga ansvarar också för att se till att styrdokumenten och rutinerna är kända av personalen på myndigheten. Andra exempel på konkreta arbetsuppgifter är att fungera som ett stöd för tjänstemän på förvaltningen i det dagliga arbetet och att vara kontaktperson gentemot arkivmyndig-heten (kultur- och fritidsnämnden) och kommunstyrelsen i offentlighetsfrågor.

Kommunens nätverk för de offentlighetsansvariga träffas en gång per månad. I inledningsskedet har fokus varit utbildningsinsatser inom framför allt offentlighet och sekretess, arkivlagen och personuppgiftslagen. För att komma igång med det praktiska arbetet har de offentlighetsansvariga utifrån en checklista gått igenom sin förvaltnings rutiner för bland annat hantering och förvaring av allmänna handlingar.

De offentlighetsansvariga får hjälp i sitt arbete av en central stödfunktion som består av specialister inom arkiv- och dokumenthantering (stadsarkivet, kommunstyrelsens kansli), hantering av personuppgifter (jurist/utvecklare), nämndadministration/ärendehandläggning (kommunstyrelsens kansli) och kommunallag/förvaltningslag/
offentlighetsprincipen (stadsjurist). Tanken är att den centrala stödfunktionen ska hjälpa till att skapa bra verktyg medan de offentlighetsansvar-iga ser till att verktygen används i det dagliga arbetet. ∇

”Offentlighetsprincipen är särskilt viktig eftersom den utgör en garanti för rätts-
säkerhet och effektivitet i den offentliga förvaltningen.”

Text Cecilia Johansson cecilia.johansson2@eskilstuna.se