Registerhållning ur ett arkivperspektiv

Den senaste tidens nyhetsrapportering om polisens registerhållning har säkert inte undgått någon. Rapporteringen har säkert också fått många myndigheter att fundera på vilka register som finns hos just dem, vad de har haft för funktion och var de kan finnas. Tidskriften Arkivs Anneli Brattgård ser på registerhållning ur ett arkivperspektiv.

Dokumenthantering är ju som vi alla vet mycket komplext och lever stundtals sitt eget liv, trots regler och styrdokument. Utan att lägga för mycket vikt vid just polisens register börjar vi ändå med september månads rapportering och med det register som i pressen har kallats ”romska registret” och varför det är så kontroversiellt.
Romer är en av våra fem minoriteter som faller under ”Lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk” (2009:724). Regeringen har också formulerat tre delmål när det gäller minoritetspolitiken. Dessa tre delmål är: Bekämpa diskriminering och utsatthet, stärka inflytande och delaktighet samt skydda och främja minoriteters språk och kultur. Jag vill också framhålla att individen som sådan aldrig tillhör en minoritet om individen inte själv formulerar denna tillhörighet. Man är alltså inte ”romsk” eller ”samisk” om man inte själv har den uppfattningen, inte ens om man har sådana släktband. Något register kan alltså inte definiera vad man tillhör eller inte.

Debatten om det romska registret hos polisen har utgått från att de tre delområden kränkts och känslorna har stundtals stormat. Registret är nu anmält för brott mot Personuppgiftslagen och en förundersökning är inledd.
Jag vill understryka att jag på intet sätt vill förringa minoriteters rättigheter eller känslor, inte heller ifrågasätter jag vår skyldighet att följa gällande lagstiftning oavsett om man tillhör en myndighet eller har andra uppdrag. Men jag vill ändå starta en diskussion om nyttan av att bevara register ur ett arkivperspektiv.

Det är av största vikt att de som arbetar på en myndighet, eller hos privata aktörer, är medvetna om de lagar och förordningar som styr olika register.
Flera av dessa ger oss rätt att hålla register för ett speciellt syfte. Personuppgiftslagen (1998:204) som vi alla måste följa ger oss anvisningar om vad vi får och inte får registrera men talar också om att register inte får behållas då ”nyttan” av dem är förbrukad. Min gissning är att många register blir kvar av rent slentrian eller för att man tänker sig att ”de kan vara bra att ha” i framtiden. Detta är alltså inte tillåtet.
Personuppgiftslagens bestämmelser kan brytas av speciallagar som gör det möjligt för vissa verksamheter att registrera annars inte tillåtna uppgifter. Polisen har exempelvis en speciallag som ger dem tillåtelse att hålla allmänna spaningsregister (2010:362). Där finns formulerat vad man får registrera men också tydliga och tvingande gallringsregler.
Är gallring då alltid av godo, eller bör vi försöka bevara så mycket som möjligt?
I Arkivlagen står att man ska ta hänsyn till allmänhetens intressen, men också till forskningens behov och kulturarvet när man värderar allmänna handlingar. På så vis kan man också motivera att vissa handlingar som egentligen skulle ha gallrats ändå blir kvar och bevaras. Forskningen kan ha nytta av olika register i framtiden.
Ett av de största register vi har, om inte det största, är folkbokföringen. Vi kan idag följa våra och andras förfäder ner till sextonhundratal och ibland längre än så med enkla medel.
Men å andra sidan har register också varit förödande för människor i vissa tider. Register av människors släktskap och/eller åsikter har ofta använts för att förfölja personer och grupper vilket naturligtvis har resulterat i restriktioner för registreringar.

Frågan som vi då måste ställa oss är kanske inte vad vi bevarar utan hur vi kan säkerställa att det som bevaras inte används i fel syften? Vi ska också komma ihåg att det ibland har varit så att register som har upprättats i ett olagligt syfte har haft stor betydelse i ett senare skede då övregrepp ska bevisas. De kan till och med vara det enda beviset på människors existens. Sådans exempel finns att finna efter de flesta krig och förföljelser.
Vi ska inte starta register som inte behövs och vi ska absolut inte samla in mer information än vad vi har laglig rätt till, men de register som redan finns hos myndigheter är upprättade och är därför också allmäna handlingar. Hur ska vi behandla dem? Kan de ha en framtida nytta, eller är det bättre att de gallras så fort de inte längre fyller ett aktivt behov?
Det är idag väldigt svårt för oss att värdera vad som kommer att vara framtidens forskningsintresse och vilka register som skulle kunna användas. Frågan är om vi idag överhuvudtaget ska försöka avgöra vad som kan vara ”skadliga uppgifter” i ett framtidsperspektiv och av ren välmening gallra sådant som om ett sekel kanske kommer att efterfrågas.

Arkivarierna, med sin erfarenhet av forskning och forskare, skulle behöva ta en större roll i debatten om bevarande och gallring av olika handlingar och lagstiftningen runt den. Så också om register och deras funktion som bärare av information. Om vi tittar på vilka äldre register som idag eftersöks av forskare, kan vi då lära vad som kan vara av intresse i ett senare skede?
Låt oss bara leka med tanken att polisens olika spaningsregister blir arkiverade för framtiden, vad skulle framtida forskare kunna få ut av dessa? Skulle de kunna säga något om vår tid?

Ur ett dokumenthanteringssyfte kommer det att bli intressant att följa vad anmälan mot polisens ”romska register” kommer att leda till. Just nu är registret i sig ett bevismaterial för de tusentals personer som det innefattar. Förhoppningsvis har registerhållare både i myndigheter och privata sektorn fått sig en tankeställare och kommer framöver inte registrera uppgifter i onödan. Men låt oss arkivarier fortsätta diskussionen om forskningens behov och hur vi uppfyller den. 

”Kan de ha en framtida nytta, eller är det bättre att de gallras så fort de inte längre fyller ett aktivt behov?”

Text Anneli Brattgard anneli.brattgard@ekero.se