ANNONSER

Processorienterad informationskartläggning ur ett helhetsperspektiv

Maria Kallberg Khanahmadi och Lisa Knutsson Fröjd, brinner för verksamhetsutveckling generellt och informationsförvaltning specifikt. Tillsammans har de utvecklat en holistisk metod för att bedriva processorienterad informationskartläggning i syfte att utveckla informationsförvaltning inom Region Gävleborg.

 

Idag finns olika behov av att identifiera och beskriva information. Syftet med denna artikel är att beskriva en metodutveckling som rör en gemensam insats och samarbete utifrån en holistisk syn gällande informationsförvaltning och informationskartläggning. Metodutvecklingen är hämtad från praktiken och redovisar ett arbete som har sin utgångspunkt i informationsförvaltning med funktionerna registratur, arkiv, informationssäkerhet samt dataskydd. Funktionerna har ett gemensamt mål, det vill säga att ha en god överblick över den information som finns och att informationens riktighet och tillgänglighet garanteras och skyddas. Det är en utmaning att tillgodose den egna verksamheten och omvärldens behov av informationsförsörjning och samtidigt vidmakthålla den enskildes rättigheter och integritet, detta kan i vissa fall vara motstridiga intressen. Det är därför viktigt att det finns en bra grund för dialog och diskussioner mellan professionerna för att hitta en balans som tillgodoser samtliga perspektiv.

Begreppet informationsförvaltning avser en sammanfattande benämning för funktioner med ansvar för en effektiv och systematisk kontroll av att verksamhetsinformation skapas, tas emot, registreras, hanteras och vid behov avhändas eller bevaras för framtiden. I begreppet informationsförvaltning ingår att urskilja, hantera och förvalta bevis för och information om verksamhetsaktiviteter och transaktioner.

Hantering av verksamhetsinformation ska grundas i en upparbetad och underhållen kunskap om verksamhetens processer och det dokumentationsbehov som finns i processerna. I helhetssynen ingår i detta sammanhang att värdering av verksamhetsinformation, med avseende på framtida bevarande liksom säkerhetsklassning och beslut om åtgärder till skydd för informationen, ska utgå från denna kunskap.

Verksamhetsinformation är information som hanteras som bevis och/eller som tillgångar för att uppfylla legala förpliktelser eller för att utföra transaktioner i verksamheten, oavsett typ av medium och format. (Se gärna standarden ISO 30300 för mer information.) Merparten av den offentliga organisationens verksamhetsinformation utgör allmänna handlingar.

Sålunda, en god informationsförvaltning och en god informationsförsörjning förutsätter att både information och informationsbärare som hanteras i organisationen är identifierade. Genom att arbeta utifrån en gemensam metod med informationskartläggning ur ett processorienterat perspektiv uppnås ett flertal syften som gagnar så väl organisationens verksamheter som informationsförvaltningens syfte. Den gemensamma metoden bidrar till att:

  • skapa underlag för identifiering av information som underlag till klassificering av allmänna handlingar, registrering enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivering och gallring/bevarande utifrån arkivlagen, underlag till informationssäkerhetsklassning samt dataskydd enligt dataskyddsförordningen,
  • skapa ordning och reda i organisationen då metoden skapar överblick och tydlighet,
  • fastställa ansvar och mandat (arkivbildare och informationsägare),
  • underlätta för verksamheten att frisätta resurser för färre tillfällen så som antal tillfällen för workshops och uppföljning,
  • klassificeringen av information ersätter tidigare klassificering och följer informationen från det att informationen upprättas till dess att den arkiveras och kan återanvändas för andra syften,
  • skapa transparens gentemot den politiska styrningen och arkivmyndigheten,
  • inkludera politiken, inte minst arkivmyndigheten, och tydliggöra det politiska ansvaret för gallrings- och bevarandebeslut,
  • skapa underlag för verksamhetsutveckling, planering för avställan och gallring av information, leveranser till arkivmyndigheten (både analoga och elektroniska arkiv),
  • skapa underlag för inköp och implementering av nya databärare,
  • hålla informationskartläggningen aktuell och uppdaterad genom kontinuerlig uppföljning,
  • bidra till att identifiera vilka informationsmängder som har personuppgifter och arten av dessa,
  • bidra till ett systemiskt arbete med informationssäkerhetsklassning,
  • bidra till kunskapsutveckling gällande informationsförvaltning,
  • bidra till ett strategiskt förhållningssätt gällande informationsförvaltning,
  • bidra till förmedlande av kompetens och handledning i frågor rörande informationsförvaltning, samt
  • bidra till att synliggöra informationsförvaltningsområdets funktioner och vikten av att alltid vara medveten om informationsförvaltningens betydelse.

Det finns några utmaningar och lärdomar som bör lyftas i sammanhanget: vikten av metodutveckling, vikten av förankring, vikten av kompetens och ett pedagogiskt förhållningssätt.

Vikten av metodutveckling

Tämligen omgående behövde den holistiska ambitionen omsättas praktiskt i form av metodutveckling – praktiskt och tekniskt. Metodutvecklingen innefattade att skapa en metod som beskrev vad, varför och hur, samt att skapa ett verktyg som skulle stödja arbetet. Metodbeskrivningen skapades i form av en upprättad rutinbeskrivning av tillvägagångsättet för genomförande och ansvarsfördelning. Verktyget är tvådelat och består dels av möjligheten att kunna illustrera den processorienterade informationskartläggningen visuellt, dels att via metadata dokumentera de befintliga informationsförvaltningsbehoven inklusive de legala. Metodutvecklingen skedde utifrån befintliga resurser. Det är viktigt att analysera behoven inför val av verktyg och säkerställa att verktyget inte sätter ramarna för arbetet och möjligtvis begränsar det. I detta fall togs ett eget verktyg fram med stöd av befintliga IT-lösningar. Det utgick från det behov som fanns inledningsvis men erbjöd även en möjlighet till anpassning vartefter behovet utvecklades över tid. Det finns dock befintliga IT-verktyg på marknaden som går att anskaffa.

Tillvägagångsättet inspirerades till stor del av Riksarkivets och MSB:s skrift om Vägledning för process­orienterad informationskartläggning. Klassificeringen av allmänna handlingar skedde med stöd av KLASSA verksamhetsinformation. (Se gärna Samrådsgruppens webbplats: http://samradsgruppen.se/index.php/rad-och-stod)

Verktyg och metod för process­orienterad informationskartläggning ägs och förvaltas av informationsförvaltningsprofessionen.

Vikten av förankring

I bakgrunden fanns ett politiskt beslut om processorienterad arkivredovisning. Tidsplan och metod förankrades framför allt genom intern kommunikation via intranät där metoden beskrevs. En tidsplan presenterades med tid för informationskartläggning för respektive verksamhet. Likaså kallades ansvarig chef och informationsägare till ett första introduktionsmöte där metoden presenterades. Specifika arbetsgrupper och områden för informationskartläggningen prioriterades och fastlades. Resurser att facilitera och dokumentera tillhandahölls av funktioner inom informationsförvaltningen, medan verksamheten bistod med praktiska resurser så som bokning av lokaler och sammansättning av nyckelpersoner.

Efter informationskartläggningen delgavs berörd verksamhet resultatet för godkännande alternativt kompletterande synpunkter. Resultatet blev ett utkast till en informationsförvaltningsplan (motsvarande dokumenthanteringsplan, informationshanteringsplan) men utifrån ett informationsförvaltningsperspektiv).

Generellt bidrog förankringen till ett gott genomförande där syftet att identifiera informationsmängder och informationsbärare uppfylldes utifrån ett informationsförvaltningsperspektiv. Verktyget möjliggör fastställande av tidsintervaller för kontinuerlig uppföljning. I de enstaka fall där verksamheten av olika skäl valde att avstå från att medverka respekterades detta men ingen särskild hänsyn gjordes beträffande förändringar av redan fastställt tidschema. Om möjligt, vid luckor i planeringen, erbjöds tider, i annat fall fick berörd verksamhet avstå. Det beslutet var helt och hållet verksamhetens ansvar.

Panepidemin med corona/covid -19 var en oväntad händelse som tvingades till ändringar i tidsplaneringen.

Processen för arbetet redovisades årligen till arkivmyndigheten via så kallade informationsförvaltningsberättelser. I dessa redovisades samtliga insatser som var utförda inom de olika funktionerna som var verksamma inom informationsförvaltning.

Vikten av kompetens och ett pedagogiskt förhållningssätt

Det är utmanande ur ett kompetensperspektiv att tänka nytt, att tänka information och informationsbärare. I praktiken var det utmanande för redan verksamma traditionella yrkesutövare inom området.

Den processorienterade informationskartläggningen skedde huvudsakligen via workshops. Våra erfarenheter är att informationsförvaltning är ett område som det råder okunskap och osäkerhet kring och därför kräver ett pedagogiskt förhållningssätt, det vill säga att medarbetare inom informationsförvaltningsområdet förstår vikten av att pedagogiskt underlätta och handleda vid processkartläggningen, förmedla kunskap och vara lösningsfokuserade. Vi rekommenderar att man ser informationskartläggningen långsiktigt, att i första skedet etablera förtroende utifrån nuläge. I det första kartläggningsläget handlar det om att identifiera informationsmängder och informationsbärare (en nulägesbild) men framför allt att etablera ett förtroende för att skapa en plattform för fortsatt arbete och inte att i första hand påpeka bristfällig hantering. Verksamheten behöver stöd inom området informationsförvaltning och stöttning i hantering av verksamhetsinformation så att många krav tillgodoses.

Sammanfattningsvis, den inledande kartläggningen är resurskrävande och för ingående resurser krävs det både tid och energi. Det är till en början en operativ insats som är nödvändig från professionerna för att på sikt kunna arbeta med strategiskt med informationsförvaltning. Det är viktigt att inte fastna för tidigt i processen och sträva efter perfektion som mål utan att se att den kontinuerliga uppföljningen och det fortlöpande arbetet över tid leder till en effektiv och korrekt informationshantering och informationsförvaltning samt bidrar till en god informations­försörjning.


Maria Kallberg Khanahmadi

Institutionen för informationssystem och teknologi, Mittuniversitet

Maria är fil. dr i data- och systemvetenskap med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap

Maria har tidigare bland annat varit verksam som arkivarie och undervisar i ämnet arkiv- och informationsvetenskap på Mittuniversitetet.

Lisa Knutsson Fröjd

Informationssäkerhetsansvarig och dataskyddsombud, Region Gävleborg

Lisa har en master inom Informatik med inriktning mot informationssystem och verksamhetsutveckling, och senare studier på avancerad nivå inom informationssäkerhet. Lisa har långvarig erfarenhet av integritet- och informationssäkerhetsfrågor på europeisk och nationell nivå.

ANNONSER