Perspektiv på informationsvärdering

Hur ska arkivarien uppträda i en situation och med ett material som kan uppfattas vidhäftas med brister eller till och med är bedrägligt? Doktoranden och arkivarien Magnus Berencreutz belyser de vedertagna synsätten på informationsvärdering i privat och offentlig sektor och vilka fallgropar som finns.

Svaret på ovan ställda fråga, eller åtminstone en hjälp på vägen skulle vara en standard som utgår från etiska rekommendationer för ett trovärdigt arkiv som tar sin utgångspunkt i hänsynen till kulturarvet, även i privat sektor.
I korthet är åtta synsätt på informationsvärdering gällande i dagens organisationer:
Ett förvaltningstekniskt som bygger på handlingens ursprung i verksamheten. Detta perspektiv uppkom nästan helt och hållet ur rutiner i statsförvaltningen på 1800-talet.
Ett perspektiv som bygger på rättssäkerhet. Handlingen ska garantera rättssäkerhet åt medborgare och juridiska personer. Handlingen är en urkund.
Säkra material åt forskning. Här kommer frågor upp som etik och forskningsfront.
Ett funktionellt perspektiv där informationsvärderingen utgår från verksamhetens uppdrag. Uppdraget kan komma från medborgare, ägare eller myndigheter. Uppdraget är ofta förenat med mål och visioner om verksamheten och hur den ska påverka samhället. Lagstiftning, stadgar och vägledningar är viktiga styrdokument.

Ett perspektiv grundar sig på samhällets och olika gruppers inflytande på verksamheten. Handlingen och intressenten kan ofta ses som representant för utsatta eller särintressen. Värderingen görs för att anpassa sig till efterfrågan på tjänster och produkter hos intressenter eller andra organisationer.
Ett ekonomiskt perspektiv där syftet är att optimera nyttan i verksamheten i ekonomiska termer för att skapa värdeökning och förädling av verksamheten.

Ett synsätt som kan betecknas ”top-down”. Detta perspektiv har som princip riskanalys för att undvika att förluster av information skadar verksamheten och ger upphov till kostnader. Utgångspunkten är aktiviteter och funktioner i verksamhetsprocesser och kontexter. Handlingar har högt värde som uppfyller målet med verksamheten såsom den formulerats av ledningen och förankrats i verksamheten. Jag ser detta perspektiv som en vidareutveckling av perspektiv A.
Detta perspektiv har som princip att bevara ett kulturarv. Handlingen kan ses som vara beroende av geografiska eller biografiska omständigheter.
På 2000-talet har synsätt föreslagits som sätter omdömet på prov. I det första av dessa hävdar Håkan Lövblad att en bedräglig handling utgör en sannare spegling än den äkta. Källkritik och krav på äkthet samt koppling till proveniens anses onödigt. Det andra perspektivet som kommer från Bernt Fredriksson gör gällande att de politiska åsikterna i den organisation i vilken arkivarien värderar information måste blottläggas, utan att varken definiera var, av vem eller vad eller på vilka villkor. Om dessa perspektiv blir rådande okritiskt kan det sannolikt öppna portarna till ett odemokratiskt samhälle.
Ett behov av en standard inom privat sektor är angelägen för att försäkra sig mot en utarmning av god redovisningssed i privata arkiv. Den privata sektorn berörs ju inte av Arkivlagen och lagstiftning som Förvaltningslagen och Offentlighetslagen, utan endast Bokföringslagen och Personuppgiftslagen samt regleringar om uppförandet på sociala medier. Däremot omfattas även den privata sektorn av ICA:s internationella etikkod för arkivarier och arkiv som betonar vikten av att säkra minnen om kulturarvet.

En etisk avsiktsförklaring som ICA:s borde vara lämplig som utgångspunkt för en standard med syfte att säkra en god redovisningssed även i den privata sektorns arkiv. Aktiebolag, ekonomiska föreningar, handelsbolag med en eller flera juridiska personer som delägare eller övriga företag med fler än tio anställda eller med tillgångar värderade till mer än 24 miljoner kronor ska bifoga en förvaltningsberättelse till årsredovisningen. Denna ska skickas som kopia till Bolagsverket efter revisors granskning. Förvaltningsberättelsen ska ge en rättvisande översikt över företagets verksamhet, förväntade framtida utveckling, ställning och resultat. Upplysningar ska lämnas om verksamhetens art och inriktning samt externa faktorer som påverkat företagets ställning. Det kan vara lämpligt att den föreslagna standarden utgör en kompletterande text till Årsredovisningslagen. Ett ordnat, trovärdigt och sökbart arkiv är nödvändigt på grund av de årliga kostsamma och lagstadgade revisionerna, även i mindre företag. 

Läs mer:
Magnus Berencreutz (2012), Synsätt på värdering av information och informationsvärdering av kulturarv i organisationer, Stockholm; Berndt Fredriksson, Arkivvetenskap – historia och framtid, Arkiv, samhälle och forskning volym 2002:2, Björn Lindh, Ny internationell etikkod för arkivarier, Arkiv, samhälle och forskning 1998:1; Håkan Lövblad, Munk, knekt eller konstnär? Arkivarien, varat och vetandet, Arkiv, samhälle och forskning 2000:1; Anders R. Olsson (2011), Att stänga det öppna samhället, Enhörna.

Text Magnus Berencreutz magnus.berencreutz@humangeo.su.se