Luckor i arkiven

En handling har tappats bort, blivit förstörd eller är oläsbar. Luckorna finns överallt. Men ibland är de svåra att upptäcka.

Ibland har informationen aldrig funnits i arkiven från början, viktiga händelser har inte dokumenterats. Hur ska du som arkivarie hantera denna informationsförlust? Trots ett överflöd av information och en generös offentlighetslagstiftning i dagens Sverige har man uppmärksammat att vissa viktiga händelser inte ger avtryck i arkiven. Den nya tekniken, dagens snabba kommunikationsmöjligheter och en mer informell kultur på myndigheterna kan bidra till informationsluckorna i arkiven. Kommunikation via telefon, mail, sms och andra typer av forum dokumenteras och arkiveras inte i så hög grad genom minnes- och tjänsteanteckningar, även om det egentligen skulle tillföra förståelse för arbetsprocesser i en organisation.

På Samtidshistoriska institutet på Södertörns högskola har man uppmärksammat problemen med informationsluckorna och startat ett projekt för att aktivt samla in källmaterial som saknas. Institutet har genomfört ett pilotprojekt, i samarbete med Riksarkivet, där man intervjuar politiska makthavare för att fylla i luckorna i arkiven och få en större förståelse för bakgrunden till de beslut som fattas. Projektet är inspirerat av Presidental Oral History Program på University of Virginia, där man har intervjuat tidigare amerikanska presidenter och deras rådgivare.

En av de ansvariga forskarna för projektet är Ylva Waldemarsson. Hon menar att det råder brist på handlingar som beskriver gången i de politiska beslutsprocesserna eftersom utkast, minnesanteckningar från diskussioner och informella samtal inte hamnar i arkiven, bland annat på grund av risken för att de offentliggörs. Resultatet blir ett fattigt arkivmaterial, som allmänheten visserligen har tillgång till, men som saknar viktig information.

– En arkivarie, som förmodligen har goda kunskaper om de luckor som finns i arkiven, borde vara väl lämpad att leda eller initiera ett dokumentationsprojekt säger Ylva Waldemarsson.

Samarbetet med Riksarkivet beskriver Ylva Waldemarsson som en ”ömsesidigt kunskapande verksamhet” där olika professioner bidrar med sitt perspektiv, till exempel historiker och arkivarier.

– Från arkivsidan fick vi information om vad vi borde tänka på beträffande bevarande och tillgängliggörandet av ett muntligt skapat källmaterial. Det kunde handla om allt från offentlighetsprincipens konsekvenser till handfasta råd om hur man gör ett digitaliserat källmaterial användarvänligt och konkreta tips om inspelningsutrustning.

En arkivarie bör kanske fundera över hur man kan motverka problemet med informationsförlust utan att för den sakens skull göra inskränkningar i offentlighetsprincipen. Det finns de, som till exempel den amerikanska arkivarien Helen Samuels, som föreslår att det kan läggas till material där man upptäcker att det saknas information i arkivet. Genom att tillföra icke officiellt material som intervjuer och fotografier kan man arbeta för att ge en mer heltäckande bild av samtiden.

De här idéerna stämmer inte helt överens med den traditionella synen på arkivarien som en objektiv och neutral beskyddare av arkivet. Men kan en arkivarie verkligen vara objektiv? Genom det urval som görs – det man anser vara värt att bevara – blir arkivet ofrånkomligen subjektivt, hävdar många. Bara genom att klassificera och redovisa arkivet är arkivarien delaktig i att berätta en av flera andra möjliga historier. Som den kanadensiska arkivarien Terry Cook uttrycker det bör arkivarien öppna för ”berättelsen” i arkivet. ”The telling and retelling of stories by archivist and by multiple users, multiple ways of seeing and knowing being invited in, rather than excluded from, the archives.”

Kanske är en aktiv insats för att dokumentera organisationer ett modernt sätt att motverka informationsförlust i vårt samhälle som ju egentligen präglas av informationsöverflöd. Arkivarien måste inte nödvändigtvis vara den som faktiskt skapar handlingar men kan genom sin överblick och unika kunskap om sitt arkiv vara en viktig aktör i dokumentationsprojekt. Som Samtidshistoriska institutets intervjuprojekt visar kan samarbete mellan myndigheter, arkivarie och forskarvärlden vara en väg framåt för att fylla luckorna i arkiven. ∇

Text Gabriella Rossetti gabbirossetti@gmail.com