Kåseri: Projektet i säcken

Att man lär sig av sina misstag är stundtals en osanning. Men ibland är det just det man gör. Själv har jag blivit en skeptiker när det gäller planeringen av olika former av arkivprojekt. Många av oss har nog varit inblandade i kortare eller längre projekt som inte alls blev som man hade tänkt sig, oftast på grund av att man inte hade tänkt alls utan bara satt igång utan att titta på helheten. Månget projekt måste också ha strandat av just samma anledning.
Själv minns jag ett projekt i Stockholms läns landsting där ”ungefär sexhundra matrikelkort” skulle sorteras in i personalakter. Det visade sig vid en första okulär besiktning att matrikelkorten var något fler än sexhundra, nämligen fyrtiotusen. Och projektet som skulle slutföras av fyra personer på tre månader tog åtta personer två år att få klart. Man tar med sig sådana erfarenheter in i nästa projekt.

Det gäller att inte köpa ”projektet i säcken”, för ungefär så här brukar det väl låta?
– God dag, god dag! Vi tänkte oss skanna några akter. Så det blir lättare att hitta dem. Skulle du kunna hjälpa oss med det? Det är ett litet projekt.

 Jaha, hur många akter då?
– Det vet vi inte riktigt men det är nog några hundra. Det kommer bara ta några timmar, högst ett par dagar…
Det där ”några hundra” borde alltid heta ”några och hundra”. Några i det här fallet betyder oftast inte alls som man tror ett fåtal. Tvärtom. Det tresiffriga beloppet kan bli både fyrsiffrigt och femsiffrigt om man inte ser upp.

Har ni räknat akterna?
– Nej, men vi har gjort en uppskattning och det ska nog inte ta så lång tid.

Hur omfattande är akterna?
– Det är inte så mycket i varje akt, kanske två tre handlingar.
Det där ”ska inte ta så lång tid” ska naturligtvis alltid utläsas som att det kommer nog ta längre tid än du anar. Inte sällan har man suttit på ett tjänsterum och diskuterat akterna men ingen har tittat på dem rent fysiskt. Man bör bli misstänksam och göra en helt egen uppskattning. ”Två eller tre handlingar” visar sig ofta vara långt fler än tio.
Den erfarna arkivarien tar alltså genast fram räknemaskinen och börjar göra en riktig besiktning på plats i arkivet. Några hundra akter visar sig nu vara drygt fyratusen. De två till tre handlingarna visar sig vara mellan fyra till fyrahundra. För att förenkla matematiken räknar arkivarien på ett genomsnitt på tio handlingar per akt.
Med framtagning (jo, för av någon anledning så förvaras just dessa akter i det bortglömda arkivet längst bort i källaren och så långt från scannern man någonsin kan komma!), sortering, föreberedelser (alla dessa häftklamrar som ska bort), skanning och märkning av de skannade filerna i datorn går det åt minst en kvart.
Arkivarien som också ska sköta sina ordinarie arbetsuppgifter (!) uppskattar nu att hon kan hinna skanna två kvartar om dagen, i bästa fall. Med en normal tjänst om tvåhundratjugo arbetsdagar per år blir det fyrahundrafyrtio akter på ett år…
Arkivarien, stärkt av sin uträkning söker nu upp projektledningen för att berätta om tidsplanen:
– Jo, era hundratalet akter är drygt fyratusen, varje akt kommer ta minst femton minuter i anspråk, jag hinner avsätta trettio minuter om dagen till projektet i bästa fall. Så hela projekt kommer att ta ungefär tio år att genomföra, ska jag sätta igång?
–…?????… 

”…projektet som skulle slutföras av fyra personer på tre månader tog åtta personer två år att få klart…”

Text Anneli Brattgård anneli.brattgard@ekero.se