Internationellt      utbyte

En studieresa hos yrkesverksamma inom arkivområdet i Storbritannien öppnar upp för idén om erfarenhetsutbyten och diskussion om den svenska arkivarierollen.

Våren 2012 hade Arkivrådet AAS och Svenska Arkivsamfundet sin jubileumskonferens och man diskuterade ämnena ”informationsförvaltning i förändring” och ”arkivarier i nationell förening”. Eftersom flera av de närvarande arbetar i verksamheter som är landsöverskridande, och behöver ta hänsyn till olika länders lagstiftning eller praxis, kan även ett internationellt perspektiv vara till nytta i pågående förvandling. Kan vi dra lärdomar av andra länders förändring – eller kanske kan de lära sig av vår?
Förändringen inom de arkivyrkesverksammas praktik, och initiativen att samarbeta, är en trend som inte bara Sverige har upplevt. I Storbritannien antog man Freedom of Information Act (FOIA), fullt ikraftträdd 2005, efter förslag från vitboken Your right to Know. FOIA kom att förändra tillgängligheten till offentlig information och liknar på så sätt Offentlighetsprincipen i Sverige till vissa delar. Eftersom FOIA trädde i kraft fullt ut kan allmänheten begära information som innehas av offentliga myndigheter så snart den har skapats, om än inte nödvändigtvis själva dokumenten.

Förändringen i den brittiska informationsförvaltningen påverkar främst arbetet för dem som arbetar med records management eftersom man i Storbritannien använder den anglosfäriska uppdelningen mellan tjänstetitlarna Archivist och Records Manager. Archivist är förknippad med samlingar av historiska dokument och arbetar på arkivinstitutioner med bevarande- och tillgänglighetsfrågor. Records Managers är således de som har fått sin situation mest förändrad i och med FOIA eftersom de arbetar med informationsförvaltningen på de offentliga institutionerna, där informationen bevaras som längst 30 år och sedan betraktas som historisk. En Records Manager ansvarar för förvaltningen av en effektiv, legitim och ekonomisk hantering av handlingar, samt skyddar och tar hand om dem under hela livscykeln.

Har FOIA påverkat arbetet för Archivists? FOIA har inte direkt förändrat det sätt på vilken information väljs för bevarande men Mark Priddey, Archives Manager på Oxford History center, vittnar om helt andra utmaningar för arkivinstitutioner med historiskt material:
– Den största utmaningen – särskilt för lokala myndigheters arkiv – är utan tvekan den pågående finansiella situationen som har lett till stora nedskärningar i resurser. Digitala arkiv, alltså arkiv som är digitalt skapade, och tillgång till digitala kopior, är också en stor fråga eftersom finansiering, lagring och tekniken som krävs är hinder för att möta användarnas behov. Besökarna förväntar sig att material ska vara åtkomligt och det finns svårigheter med att disponera digitalt skapat material eftersom vi ännu inte har de tekniska förutsättningarna för en optimal lagring, konvertering och tillgängliggörande.

När jag berättar om den svenska Offentlighetsprincipen och arkivarierollen undrar en intresserad Mark hur det fungerar i praktiken. Vi diskuterar samarbetsinitiativ som finns till hjälp och han nämner internationella e-postlistor där vem som helst kan ställa frågor som rör archives eller records management. Efter att jag själv har anmält mig till listorna inser jag vilken guldgruva av material och stöd jag har funnit.
Den påverkan FOIA egentligen hade för min personal var under lagens första år då man gick igenom nyantaget material för att se om det fanns några hinder för att göra det tillgängligt, berättar Mark.

Hur hanterar då Records Managers den nya situationen de befinner sig i? Margaret Crockett, fristående konsult Archivist och Records Manager, berättar i mail om de verktyg hon använder. Hon tar hjälp av ISO-standarder men pekar även ut de guider som finns för Records Managers som arbetar i offentlig sektor. För att uppfylla kraven i FOIA har till exempel Lordkanslern get ut en Code of Practice on the management of records och National Archives (Riksarkivets brittiska motsvarighet) har publicerat en serie implementeringsguider. I dokumenten hänvisar man till ISO-standarder som stöd för arbetet med guiderna.

Att standarder gör det möjligt för arkivarier att börja arbeta som konsulter har jag hävdat tidigare, men det är även intressant att se hur lagstiftning kan kompletteras med den referensram som internationella standarder ger. Alan Shipman, Direktör för Group 5 Training Limited, bekräftar också att referensen i Code of Practice, till exempel till ISO 154 89, har hjälpt till med att göra standarder kända bland Records Managers.
Men den stora utmaningen just nu är inte att ta fram standarder; det är att göra dem kända där de gör mest nytta – hos användarna, berättar han.

Jag funderar på om Sverige också skulle ha en fast uppdelning av yrkestitlarna. Kanske informationsförvaltare och arkivarier? Vilken väg vi än väljer i Sverige fortsätter jag att bli inspirerad till att upprätta fler dialoger och erfarenhetsutbyten mellan Archivists samt Records Managers i Storbritannien och arkivarier i Sverige. Trots allt har vi erfarenhet av en Offentlighetsprincip med anor från 1766 att bidra med. Det vore intressant att börja dialogen med frågan om huruvida öppenhet och tillgänglighet till information är nödvändigt för legitimitet eller för demokrati. 

Bildtext: Precis som London Bridge binder samman norra och södra London kan ett internationellt erfarenhetsutbyte binda samman och förbättra arbetet inom arkivområdet.

Text Susanna (Tabell) Winkler susanna.winkler@hotmail.com