Inrättandet av Trafikverket

Den 1 april 2010 inrättades Trafikverket som en ny myndighet och består främst av den verksamhet som tidigare bedrevs vid Banverket och Vägverket. Daniel Bergström, projektledare inom dokument- och ärendehantering vid Trafikverket, delar med sig av sina erfarenheter från omorganisationen.

Trafikverket inrättades som en ny myndighet den 1 april 2010. Myndigheten består främst av den verksamhet som bedrevs vid Banverket och Vägverket men även viss verksamhet från Transportstyrelsen, SIKA samt Rikstrafiken.
Ur ett arkiv- och informationshanteringsmässigt perspektiv är en omorganisation av den här omfattningen en komplex fråga där många faktorer måste hanteras. Det är även nödvändigt att prioritera rätt åtgärder.
Inrättandet av Trafikverket genomfördes på endast fem månader. Det är en väldigt kort tid för att inrätta ett nytt diarium och utarbeta rutiner och arbetssätt. Samt för att få en grundläggande kontroll över arkiven och informationsbeståndet och därtill införa tekniska lösningar för att stödja ärendehanteringsprocessen. Mycket av detta kunde lösas inom utsatt tid även om det onekligen medförde att alla lösningar inte är till fullo utformade. Konsekvensen av detta är att en särskild insats måste ske parallellt som dokumenterar och prioriterar de åtgärder som den framtida förvaltningen måste hantera. Alla resultat som var planerade uppnåddes inte. En erfarenhet vi tog med oss är att särskilda resurser måste avsättas för att planera långsiktiga strategiska frågor, ett område som är av yttersta vikt när den omedelbara krisen – i det här fallet organisationsförändringen – är över. En annan erfarenhet vi kan betona är vikten av att ha en bra intern information kring vad förändringen innebär.
En organisatorisk förändring såsom inrättandet av Trafikverket och avvecklandet av Banverket och Vägverket är av en omfattning och komplexitet som förhoppningsvis inte inträffar allt för ofta i statsförvaltningen. Ändå finns det tydliga tecken på att myndigheternas livslängd blir kortare. Det kommer säkerligen fler omorganisationer av liknande omfattning inom staten inom överskådlig framtid.
I arbetet med att inrätta Trafikverket och den inledande avvecklingen av Banverket och Vägverket insåg vi att metodstödet kring denna typ av frågor är ringa. I stort sett finns bara klassisk arkivteori samt några av Riksarkivets föreskrifter. Ekonomistyrningsverket har därtill en checklista kring själva avvecklingen som hänvisar till Riksarkivet. Fokus i det stödet är själva avvecklingen och arkivbildningen för de avslutade myndigheterna. I Trafikverkets fall tog man i princip över all verksamhet från Banverket och Vägverket vilket är ett väldigt vanligt tillvägagångssätt vid statliga myndigheters omorganisationer. Den delen i förändringsarbetet har inget metodstöd alls och kräver att enskilda projekt löser flera frågor efter egen bästa förmåga.
Ett annat problem i en turbulent omorganisation är att information kan hanteras relativt osäkert då det kan vara oklart om den ska användas i den nya förvaltningen. Vem som har ansvaret för informationen eller om den ska avslutas och vem som då ansvarar för att detta blir gjort är också frågor som måste ställas.
När en ny myndighet som exempelvis Trafikverket inrättas är det ett antal aktiviteter som måste äga rum för att den nya myndigheten skall kunna leva upp till lagkraven kring hantering av allmänna handlingar, och för att verksamheten ska fungera. Eftersom den bilden är känd och lagkraven är tydliga bör det förutom metoder och standarder kring informationshantering vid inrättandet av statliga myndigheter även finnas stöd för framtagande av rutiner för exempelvis ärendehantering eller diarieföring.
Det finns onekligen intressanta frågeställningar att hantera kring införandet av metoder och standarder för att säkra en effektiv och rättssäker informationsprocess vid inrättande av nya myndigheter. För Trafikverkets del kommer förhoppningsvis inga nya stora omorganisationer att ske inom den närmaste framtiden men jag är tämligen övertygad om att kollegor vid andra myndigheter kommer att göra liknande observationer vid framtida omorganisationer.

(Citat):
”Det finns tydliga tecken på att myndigheternas livslängd blir kortare.”

Text Daniel Bergström daniel.bergstrom@trafikverket.se