bild

Informationshantering i den digitala offentliga sektorn

Information i dokumenterad form krävs för att alla verksamheter ska fungera. Vi behöver data, dokument, filmer, ritningar för att kunna göra det som krävs av oss, för att kunna styrka skyldigheter och rättigheter, för att följa upp, leda och genomföra det vi ska göra i våra organisationer. Information är ett smörjmedel, det behövs för att maskineriet ska hållas i gång, för att verksamheten ska fungera.

2022-11-11

Informationshantering är på ett sätt enkelt och naturligt. Det är ett arbete vi alla utför när vi till exempel handlägger ärenden, när vi bygger om vår anläggning och när vi fattar beslut. Vi samlar filer och dokument som handlar om en sak på ett ställe, vi registrerar i de IT-system som arbetsgivaren tillhandahåller. Vi kan se vad som har hänt, hur vi gjorde senast och läsa på om vi behöver. Vi skapar ordningar och strukturer utan att tänka sig mycket på det, det bara sker.

Men informationshanteringen kan också vara svårt och komplext. Det finns en massa krav på den information som vi ska hantera. Vi kanske inte alltid tänker på att informationen innehåller personuppgifter, att den ska lagras säkert, att det är allmänna handlingar, att den ska registreras och hanteras i enlighet med krav som finns i en ökad mängd lagar och regler som vi behöver förhålla oss till.

Digitaliseringen förändrar förutsättningarna för hur verksamheterna fungerar. Digitalisering innebär att verksamheter blir effektivare, ledtider kortas och kommunikationen förenklas. Ökad digitalisering är den kanske viktigaste drivkraften och förutsättningen för att utveckla och förändra våra sätt att arbeta och organisera oss.

Kunskap är nyckeln…
Digital information är idag grunden för att snabbt kommunicera information till olika intressenter, för att arbeta på distans, för att enkelt lagra information utanför vår organisation, för att enkelt kunna kopiera stora mängder information. Lista med fördelar kan göras längre, det är mycket som går att göra enklare och snabbare med några knapptryckningar.

Men några knapptryckningar kan också innebära att det går fel. Stora mängder information kan snabbt hamna i fel händer, information kan raderas av misstag eller okunskap och brister i IT-infrastrukturer kan leda till stora konsekvenser. Vi har alla läst om IT-haverier och andra små och stora misstag som inneburit att information har hamnat fel.

Vad är det värt att tänka på när det gäller informationshantering i den alltmer digitala offentliga sektorn?

Det krävs god kompetens hos alla medarbetare. Även om de grundläggande principerna för lagar och regler har varit likadana under lång tid så har utvecklingen när det gäller regelverk och teknik inneburit en annan praktisk verklighet idag än tidigare. Alla medarbetare behöver veta hur den egna myndigheten hanterar sin information och på vilket sätt de som individer bidrar till en bra informationshantering. Kunskapen behöver vara konkret, detaljerat och praktiskt inriktad. För de flesta verksamheter handlar det om att fräscha upp kunskaperna om de grundläggande principerna och att tydliggöra och utbilda i de dagliga rutinerna.

För chefer och specialister på informationshantering är kraven andra. Cheferna behöver ha så mycket kunskap att de kan ta ansvar för ledning av de delar av verksamheten som handlar om informationshantering. De behöver kunna fatta bra beslut, och då krävs en djupare kunskap och förståelse för den nya verklighet gällande informationshantering som vi ser idag. De må vara samma offentlighetsprincip idag som för 30 år sedan, men hur vi arbetar för att leva upp till den skiljer sig till stor del, och vi kan inte hantera dagens verklighet med gårdagens arbetssätt och organisation.

…och koordinering är nödvändigt
Proffs på informationshantering – arkivarier, registratorer, dokumentcontrollers, informationsarkitekter, informationssäkerhetsexperter, IT-tekniker, systemförvaltare och andra – behöver båda ha spetskompetens inom sina respektive områden och kunskap om andra områden inom informationshantering. Det är väsentligt att koordinera olika aspekter av informationshantering och det kräver mer kunskap. Det går inte att först investera i ett nytt IT-system och sedan fundera på hur allmänna handlingar eller personuppgifter i detta IT-system ska hanteras. Det går inte att arbeta med systemförvaltning och avveckla eller utveckla nya IT-komponenter utan att ta hänsyn till vad som ska e-arkiveras. Man behöver tillsammans utveckla hela stödfunktionen informationshantering och då gäller det att hitta bra samarbetsformer och en gemensam kompetensuppbyggnad.

Informationshantering behöver vara proaktiv och systematisk. Koordinerade insatser behöver prioriteras och planeras och arbetet behöver bedrivas systematiskt. Det kan handla om att utvecklingsinsatser behöver samplaneras i projektform. Det kan handla om koordinering av det löpande arbetet i linjen. Gemensam planering som innefattar gemensamma mål, prioriteringar och uppföljningar krävs för att få till en kostnadseffektiv hantering som har bra förutsättningar att stödja verksamheten.

Samordning och tydliga rutiner
De olika professionerna måste sluta göra sina egna prioriteringar. Sammanställningar av personuppgiftsbehandlingar kan inte göras som en enskild aktivitet utan behöver samordnas med annan informationskartläggning. Informationssäkerhetsarbete enligt ISO 27000 kan inte göras utan att ha bra kunskap om vilka allmänna handlingar som finns i verksamheten. Processorienterade informationshanteringsplaner kan inte tas fram och beslutas utan att arbeta tillsammans med den verksamhet som berörs. Informationshanteringens redskap och metoder måste vara användbara för verksamheten.

Informationshanteringen i en verksamhet fungerar bra när den sker på ett sätt så att varje medarbetare följer tydliga rutiner för att dokumentera, registrera och lagra som är enkla och naturliga. I dessa rutiner har myndighetens olika experter på informationshantering inkluderat användbara IT-system, tydliga tillämpningar av lagar, god informationssäkerhet och annat som krävs.

Ett kardinalfel som man ofta ser är utbildningar i olika IT-verktyg som ges utan att organisationen har tagit ställning till varför verktyget finns eller vilken information som ska lagras där. Det borde vara förbjudet att utbilda på det sättet!

I Arkiv nr 3/2022 följer Olle Ebbinghaus upp den här artiklen med en artikel om arbetsmetodik.

Text: Olle Ebbinghaus olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se

Dela
Skriv ut

#nyheter


Fler reportage

Se alla


Inga artiklar med Nyheter tagg hittades