Gärna en molntjänst men först ett rejält avtal

Vi har länge brottats med frågor om hanteringen av den digitala informationen. Det ser ut att vara ett rörligt mål för överskådlig tid. Även om det både finns och pågår arbete med att skapa lösningar för elektronisk lagring av information i skarpt läge, så råder en osäkerhet eftersom vi inte sitter med facit i hand – framför allt i många mindre organisationer.

Det kan kännas tryggt att veta att internationell och inhemsk forskning ägnar sig åt att undersöka användandet av molntjänster och dess förhållande till informationsförvaltningen.
I maj i år bjöd Centrum för digital informationsförvaltning in till ett symposium på Kungliga biblioteket med titeln ”Trust and digital records in an increasingly networked society”.
Symposiet presenterade forskningen kring hanteringen av information och företrädesvis digital sådan. Symposiet hölls i samband med en större konferens med forskare inom InterPARES Trust (ITrust), en samarbetsorganisation för forskning kring informationsförvaltning. Målet med ITrust är (i fri översättning från engelskan) att skapa ett teoretiskt och metodologiskt ramverk för att stödja utvecklingen av integrerade och hållbara lokala, nationella och internationella nätverk för policyn, hanteringsanvisningar, regler, standarder och lagar kring digital information för att säkra offentlig tillförlitlighet baserad på god förvaltning, en stark digital ekonomi och ett varaktigt digitalt minne. Forskningsområden som behandlas inom projektet är bl.a. infrastruktur, säkerhetsfrågor, kontroll, tillgänglighet och juridik.

Orden för dagen var inte helt överraskande ”trust” och ”trustworthy”, förtroende och trovärdighet. En definition som användes var ”trust” som ett förhållande av ömsesidig sårbarhet, beroende och tillförlitlighet baserad på risktagande. Risk var också något som flera av föreläsarna tog upp som ett beteende som behövde utforskas närmare. Kan vi lagra information i molnet med bibehållen autenticitet?
Professor Karen Anderson från Mittuniversitetet lotsade föreläsarna med tiduret om inte i handen så i anden och Stockholms stadsarkivarie konstaterade i sitt inledningsanförande att han höll tiden vilket påstods aldrig har hänt förut.
De forskningsprojekt som presenterades har pågått ett par år. Förhoppningen är att resultatet ska innebära en hjälp när det gäller att teckna avtal med molntjänstleverantörer kring autenticitet och tillförlitlighet, något det har visat sig att leverantörer av molntjänster varit lyckligt ovetande om. Dataskyddsmyndigheter runt om i världen har förstås vägledningar kring hur personskyddet ska beaktas, men det är ändå ovanligt att användare av molntjänster utnyttjar möjligheten att förhandla om service level agreement (SLA). Med jämna mellanrum kan man läsa att Datainspektionen gör nedslag på myndigheter och företag för att de inte har förhandlat till sig avtal med bättre skydd för personuppgifter. Inom arkivariekåren har vi hittills intagit en milt sagt avvaktande hållning gentemot molntjänster. Detta inte helt ogrundat: vad händer om en molntjänstleverantör går i konkurs eller på annat sätt försvinner från marknaden? Vilka vägar tar informationen mellan producent och konsument? Användandet av molntjänster ställer stora krav på tillförlitlighet.

Föreläsarna, med representanter från Kanada, Israel, Sverige, Schweiz, USA och Kroatien, kunde grovt indelas i två grupper. I den ena gruppen: forskare som med hjälp av enkäter och intervjuer med både användare av molntjänster och leverantörer av desamma, samt studier av tillgänglig litteratur och lagstiftning, har tittat på bland annat säkerhetsaspekten, arkitektur, kvalitetskontroller av information och problem med tillgänglighet och förlorad information. Man har även tittat på vad organisationer angett för skäl till att använda molntjänster, till exempel för att minska kostnader för lagring och att kunna öka lagringen.
I den andra gruppen finns de föreläsare som presenterade en mer visionär hållning om nyttan av att kunna dela information. Att vilja främja öppen data och öppen förvaltning som en del av den demokratiska processen med ömsesidigt deltagande och bidragande. Detta vill man uppnå genom bland annat gemensamma standarder för arbetsflöden och en dokumenthantering som är integrerad i de processerna. Här ingår också användandet av verktyg som förvaltningsgemensamma specifikationer för att säkra ett framtida informationsutbyte.
Utmaningar som presenterades är till exempel att skiljelinjen mellan privat och offentligt luckras upp.
Informationen används i olika sammanhang genom exempelvis delning. Metadata kan struktureras av olika deltagare. Ett dokument kan finnas i olika moln och kan också ställas in för att destrueras men kan också finnas kvar utan någon särskild tanke. Vid återanvändande kan informationen förändras beträffande avsikt och sammanhang. Användare delar information både på individnivå, inom grupper och mellan grupper.

Användandet av molntjänster ökar och en intressant problematik som togs upp var att användare av molntjänster har ett riskbeteende. Kortsiktiga lösningar är mer attraktiva än vad långsiktiga lösningar är. De flesta användare är ointresserade av autenticitet. En av forskningens frågor är att vi behöver förstå användarens beteenden för att kunna möta upp med hållbara lösningar.
Som arkivarie i en offentlig organisation känner man igen dilemmat: även om de flesta av oss kan vittna om att besökare mer än gärna sitter i syrefattiga forskarsalar med papper upp till hakan, får vi samtidigt fler och fler önskemål, framför allt från forskar- och företagshåll, om data som är lätt att sammanställa. Det förekommer att vi som arkivarier dessutom förväntas göra sammanställningen. Många är vi som tagit emot förfrågningar från föreningar som vill ha alla förstaklassares föräldrars e-postadresser för att kunna värva nya medlemmar. Intresseorganisationer för eller emot ny bebyggelse önskar ritningar och kartor i form av API:n för att själva kunna skapa förslag på alternativ till stadsbyggnadssidans detaljplaner.
När utvecklingen går mot ”jag vill ha, här och nu, på mitt sätt” så vill man förstås inte vara glädjedödaren som hela tiden drar i nödbromsen. Vi kanske ska ”boldly go where no archivist has gone before” som en av föreläsarna uttryckte det. Oavsett om man omfamnar utvecklingen med ökat användande av molntjänster eller om man förhåller sig skeptisk så kommer forskningen inom ITrust förhoppningsvis att innebära ett stöd i form av verktyg för strategier för informationsflöden. 

Text Maria Bring maria.bring@lidingo.se