Ett utvecklingsprojekt som syftar till att ta fram en gemensam tjänst för e-arkiv ligger just nu i startgroparna. Projektet kommer att involvera många olika kompetenser, erfarenheter och åsikter. Susanna Winkler tittar närmare på vilka alternativ som finns med fokus på det öppnare förhållningssättet – open source – med förhoppningen att bidra till den debatt som kommer att kretsa kring tjänsten e-arkiv och öppna upp för fler att titta på alternativen.

Det kan vara nu det händer. Aldrig tidigare har vi varit närmare den känslan än precis nu. Ett rikstäckande alternativ till e-arkiv ska komma på plats genom regeringens uppdrag till Statens servicecenter att i samverkan med Riksarkivet utveckla en myndighetsgemensam tjänst för e-arkiv. Utan att fördjupa sig i projektets tankegångar finns det anledning att titta på alternativen för e-arkiv: vilka lösningar som redan finns tillgängliga, på vilka grunder de är uppbyggda och vad kan vi lära oss av dessa. Ett alternativ är Archivematica, ett arkivverktyg baserat på öppen källkod, ett förhållningssätt som kan ge mycket tillbaka till informationsförvaltningen.\nDet vi i grunden söker med e-arkiv är verktyg som ger bra stöd till arkivprocessen, till inlämnande, bevarande och utlämnande av arkivobjekt. Många är nog bekanta med problemen kring digitalt bevarande vad gäller volymen av digitala objekt, deras komplexitet och fragila tillstånd, metadatahantering och så vidare. En del av komplexiteten ligger i att arkivobjekt även behöver bevara sin struktur och kontext samt sina beteendemässiga egenskaper. Tillsammans med den tekniska biten vill man även säkerställa en infrastruktur som ska kunna hantera arkivprocessens olika aspekter. Ett e-arkiv ska på så vis tillhandahålla lösningar för inläsning, lagring och utlämnande av komplexa objekt. Samtidigt ska den presentera en funktionell modell som hanterar användargrupper och bevarandestrategier med tillhörande formatpolicys.

Archivematica är ett digitalt bevarandesystem utvecklat på öppen källkod som är utformat för att hålla standardbaserad, långsiktig tillgång till samlingar av digitala objekt. Bakom Archivematica står företaget Artefactual Systems som samarbetar med en rad institutioner inom området för digitalt bevarande. Archivematica använder METS, PREMIS, Dublin Core och andra best practice-metadatastandarder. Den är lanserad under den fritt tillgängliga licensen AGPL 3. Själva verktyget, mjukvaran, är gratis att installera. Man kan också köpa mjukvaran och lagring av data som hostad tjänst. Man kan alltså installera och använda Archivematica helt fristående i sin egen miljö och även peka på och använda en lokal lagringsserver för sina data. I och med att källkoden är öppen, fri att modellera med, kan man som organisation själv utveckla och bygga vidare på systemet för att anpassa det till sina egna förutsättningar och behov. Att köpa en standardprodukt från en leverantör som håller källkoden till sin produkt stängd kan medföra att man bara har en liten påverkansmöjlighet att anpassa verktyget till sin organisation.

Hur vore det om man tog hem en kostnadsfri produkt som är uppbyggd enligt samma krav och principer som andra kommersiella e-arkivlösningar och istället lade pengar på att utbilda personal att hantera verktyget på bästa sätt och utveckla produkten hos sig? Inledningsvis ser jag det som ett kostnadseffektivt alternativ som dessutom ger bättre kontroll över det egna systemet. Jag har dock hört att det finns frågetecken kring lagringsdelen då en myndighet kan ha begränsade möjligheter att lagra information i externa molntjänster. Som jag beskrev ovan, erbjuder Artefactual programvara och lagring som en hostad molntjänst, men man kan också installera programavaran lokalt och även hantera lagringen lokalt på sina egna servrar.\nArchivematica erbjuder ett billigare alternativ till e-arkivprodukter än vad som finns tillgängligt idag på den svenska marknaden. Fördelen med detta system är att man kan starta med låga initialkostnader eftersom man inte köper licenser eller användarkonton. Dock, oavsett vilken lösning man väljer i längden, kan man fastslå att det bästa sättet att få ner kostnaderna i samband med att man inför ett e-arkiv är att göra ett grundligt förarbete. Har man klassat sin information, gjort en arkivredovisning och utarbetat en strategi för sitt digitala bevarande så är mycket vunnet.\nAtt en ny grupp, en yngre generation, äntrar landskapet för informationsförvaltning pekar på att detta kan vara den framtida vägen att gå. Denna yngre generation har vana och är väl införstådda med communitytanken som open source bygger på. Framtidens informationsförvaltare förväntar sig även att kunna anpassa verktyg mycket mer flexibelt än vad fallet ofta är idag. Öppen källkod skapar ett annat rörelseutrymme. Inom IT-världen har man även pekat på att kvalitén och säkerheten börjar bli de främsta anledningarna till att man väljer öppna källkodsprodukter. Det kommer dock fortfarande behövas stöd med installation och implementering av Archivematica, ofta i form av kunniga konsulter, men samma sak gäller för implementering av vilket IT-system som helst. Innan ni bestämmer er för att köpa ett e-arkiv – har ni verkligen tittat på alternativen? 

”\u0007\u0007I och med att källkoden är\nöppen och fri att modellera med, kan man som organisation själv utveckla och bygga vidare på systemet”\u0007\u0007

Bildtext: Stefan Jacobson och Susanna Winkler från ArkivIT förespråkar öppen källkod.

Text Susanna Winkler susanna.winkler@arkivit.se Stefan Jacobson stefan.jacobson@arkivit.se