En kommentar inifrån arkivet

Ju närmare maktens centrum man kommer desto större blir intresset från media att få granska politiken, skriver Lars Lundqvist i en analys.

Det är främst mediernas intressen som motiverar den stora diskussion som har kretsat kring utlämnande av allmänna handlingar inom regeringskansliet och de olika departementen. Därmed inte sagt att kritiken inte har fog för sig.Det är väsentligt att uppmärksamma felaktigheter. Kritiken mot ud ligger dock på en ganska detaljerad nivå. Få hade nog höjt på ögonbrynen om det hade gällt en annan myndighet än Regeringskansliet. Tyvärr är problemet med diarier som innehåller sekretessbelagd information ett problem på många håll, där sekretessärenden är vanligt förekommande.

Redan i samband med regeringsskiftet 1976 sägs det att de flesta handlingarna var borta när den nya regeringen tillträde. Man kom i princip till tömda rum. Problemen kring allmänna handlingar i politikens centrum har nog alltid varit ett problem.
Att e-post inte blir diarieförd är nog också mer vanligt än ovanligt hos många myndigheter. Avgörande för hur situationen på Försvarsdepartementet ska betraktas, får väl sägas ligga i om det var ett medvetet försök att kringgå allmänhetens insyn, eller om det mer är att betrakta som ett förbiseende. Hur det förhåller sig är väl långt ifrån klarlagt. Diarieföring är förstås inte heller något absolut krav, om ärendet inte är omgärdat av sekretess.

I själva verket är det nog så att departementen – på grund av det stora intresset från media – är tusenfalt bättre än flertalet myndigheter i Sverige på att hantera dessa frågor. När det gäller kontrollen som ku har gjort av det praktiska utlämnandet tycks det också som att maskning har skett mycket restriktivt. Detta är inget försvar för bristerna – men kan däremot peka på hur stort problemet egentligen är.
Den förändring som har skett på många håll där registratorernas funktion att registrera handlingar har överförts till den enskilda tjänstemannens ansvar, ökar än mer risken för att handlingar inte blir registrerade i den omfattning och med den precision som tidigare har varit fallet.

Samtidigt är det svårt att se hur en effektiv registrering av handlingar ska kunna fungera i en situation där mängden information expanderar närmast okontrollerbart. Myndigheter överlag är nog rätt bra på dokumentation när det gäller ärenden där man utför myndighetsutövning, men desto sämre när det gäller korrespondens som ligger utanför myndighetens huvudsakliga handläggning.

Mer bekymmersamt är diskussionen kring att partiledarnas pressekreterare regelmässigt informeras om känsliga sökningar och särskilt om man också skulle korrigera information innan utlämnandet. Egentligen har vi ett problem där som har med ämbetsmannarollen att göra och som är väsentlig för demokratin.
I slutändan handlar det om hur autenticiteten kan säkras. Därmed inte säkert att det är lika problematiskt utifrån ett arkivperspektiv. Handlingarna kan inte i detta fall hunnit sägas ha blivit arkiverade i lagens mening. Därmed är det förvisso inte orimligt att också åtgärda begångna felaktigheter när de upptäcks. Utifrån arkivperspektiv får nog det mest anmärkningsvärda i historien vara att handlingarna inte lämnades ut omedelbart och kanske framförallt att man valde att föregå ett avslöjande med att själv kontakta media – det senare är dock kanske mer av betydelse för en diskussion om mediernas roll kontra politikens, än om arkivens. 