ANNONSER
E-posten sparas inte, den är oftast inte kategoriserad och någon åtskillnad mellan privata handlingar och arbetsrelaterade görs inte. Värst är givetvis problemet inom privat sektor – men även inom den offentliga finns det många brister och utmaningar.
Dokumentflödet till och inom organisationer har förändrats väsentligt sedan 1990-talets mitt. Den stora revolutionen med e-post började påfallande fort efter att Internet blivit känt. Rätt snart kom e-posten att volymmässigt uppta en större andel av den inkommande posten än den traditionella. Härmed kom ett nytt problem att synliggöras: e-postens enkelhet medförde både att mängden meddelanden totalt sett ökade men också att information som tidigare direkt hade kunnat åtskiljas från annat informationsflöde, härmed kom att blandas med inkommande e-post. Nu kom allt att blandas i en så kallad inkorg; allt från långa diskussioner om vem som ska köpa fredagens fikabröd, med viktiga mötesunderlag, till slutgiltiga kontraktsförslag.
Detta, tillsammans med att även den digitala utvecklingen gick snabbt på andra håll, kom genast att ställa till problem för registratorfunktionen hos myndigheter och de fåtal andra organisationer som hade haft en sådan funktion. I alla fall om uppgiften skulle förbli att registrera all in- och utgående e-post.
I och med att flertalet medarbetare ganska fort fick egen e-postadress kom ansvaret med nödvändighet att läggas på den enskilda tjänstemannen – endera genom att vidarebefordra mejlet till registratorn, eller fysiskt skriva ut det för diarieföring. Senare har utvecklingen och som en naturlig följd av utvecklingen, lett till att e-posten direkt kom att lägga över ansvaret från registratorn till den enskilda tjänstemannen. Detta underlättades av att flera diarieföringssystem på marknaden öppnade upp för att handläggarna själva skall kunna registrera informationen. Därmed har också registratorns roll på många håll blivit mer likt en controller. Givetvis finns också mellanformer, exempelvis att registratorn lägger upp nya ärenden och avslutar dem, medan handläggande tjänstemän uppdaterar ärendet.
Denna utveckling – tillsammans med en rad olika faktorer har alltså gjort det till något för den enskilda tjänstemannan att hantera. Även om det brister på sina håll får man hoppas att e-post som hör till aktuella ärenden hamnar i akterna.
De flesta kommuner och myndigheter har dock någon form av e-postpolicy eller riktlinjer för e-post. I dessa försöker myndigheterna i huvudsak klargöra regelverket och vad offentlighets- och sekretesslagstiftningen ställer för krav, likväl som Tryckfrihetsförordningen. Däremot inte så mycket mer. Några har också regler för hur inkorgen ska hanteras – exempelvis att endast aktuell inkommande post ska finnas där och således också regler för gallring av handlingar som har ringa eller tillfällig betydelse.
Däremot finns det en skillnad beroende på vilken grad man försöker använda myndighetsbrevlådor och eller funktionsbrevlådor vid sidan av personanknutna brevlådor. Men i huvudsak blir det oavsett lösning ändå upp till den enskilda tjänstemannen att se till att e-posten hanteras korrekt. Ett större användande av funktions- eller myndighetsbrevlådor minskar dock mängden post som adresseras till den enskilda tjänstemannen.
Att man har en riktlinje innebär inte att de anställda känner till den, eller följer den.
Ett problem med att ansvaret för hanteringen av e-posten läggs på tjänstemännen i organisationen är att det blir den enskilda handläggarens ansvar att både följa riktlinjerna och till viss del informera sig om dem. En vanlig brist – där jag till och med ofta har sett arkivarier slarva – gäller frånvaromeddelanden och kontrollen av de privata e-postbrevlådorna när dess innehavare är frånvarande. Även om det kanske i praktiken ändå sker enligt regelboken, är det ett typexempel på något som bör framgå av frånvaromeddelandet.
Hur den enskilda befattningshavaren hanterar e-posten är dock ingen enskild angelägenhet. När allt registrerades av en registrator, så satt detta faktum till stor del i ryggmärgen hos tjänstemännen – det vill säga att ärenden och brev var något som var en angelägenhet för myndigheten. Denna tydliga gräns riskerar att utsuddas i ett e-postflöde där allmänna handlingar delas med en stor andel personliga meddelanden och interna brevväxlingar.
Är vägen då att väja en tillbakagång till en klassisk registratorfunktion? Knappast. Informationsflödet är så pass stort att det nästan skulle vara ohanterligt. Dessutom skulle det försena handläggning och kommunikation inom organisationen. Det är dock möjligt att de organisationer som i riktlinjerna har mer handfasta krav på att exempelvis inkorgen inte får användas som mer än en tillfällig lagringsplats, skapar en större medvetenhet hos medarbetarna om vikten att hantera informationen utan dröjsmål och på rätt sätt. Det måste också vara enkelt att vidarebefordra ärenden vidare till registrator, eller verksamhetssystem. En lösning skulle förstås kunna vara att skilja ut exempelvis intern e-post från extern genom att sätta upp en regel för e-postsystemet utifrån avsändarens e-postadress. I flertalet organisationer får det nog ändå betraktas som en utopisk lösning.
I offentlig sektor handlar det i slutändan om både den kultur som finns på arbetsplatsen och ett visst mått av kontroll. Detta är särskilt ett problem inom områden där många av de anställda inte har någon erfarenhet från offentlig sektor. Ibland kan en sådan verksamhet också ha en stor andel konsulter inhyrda, som inte heller förstår innebörden av offentlighetsprincipen och som ofta kanske får en tämligen kortfattad förklaring, om ens någon, till hur det fungerar. Därtill behövs det givetvis även ett inslag av kontroll också. Det går det inte att komma ifrån.
Att diskussionen främst här förs om offentlig sektor beror inte på att problemet saknas inom den enskilda sektorn, tvärtom. Där är problemet så pass stort att det är svårt att se en lösning. Enstaka handlingar kan kanske bevaras. Större företag som har något slags ärendehanteringssystem och kan koppla e-post dit, kan möjligen också klara ett visst bevarande på kortare tid. När det gäller avtal och andra mer juridiska handlingar finns det väl hopp om att man skriver ut all väsentlig e-post. Men även om det finns risker i offentlig sektor är den privata – nästan utan undantag – en katastrof. Kostnaden är helt enkelt för stor för att bevara e-posten på ett meningsfullt och strukturerat vis. Även om det är enkelt att bevara själva e-postmeddelandet som sådant, så finns det utan någon annan registrering eller gallring än vad som förekommer i e-postsystemet, stora svårigheter att få någon hanterbar e-arkivlösning utifrån den nästan oöverskådliga mängd information som ingår. Här stundar en katastrof – eller i alla fall att en stor del av vårt kulturarv försvinner i hårddiskar som slutfört sitt sista uppdrag.
Text Lars Lundqvist lars.lundqvist@bredband.net
ANNONSER