ANNONSER
Stockholm är med sina drygt hundra fristående skolor, på såväl grundskole- som gymnasienivå, den kommun i landet som har flest antal skolor i denna form. Här kommer den nya skollagens bestämmelse om överlämnande av betyg att ställa extra stora krav på avsättande av resurser från arkivmyndighetens För att kunna möta detta lagkrav har stadsarkivet utvecklat en kreativ lösning: betygen kommer att överlämnas, hanteras och lämnas ut helt i digital form. De arbetsinsatser och kostnader som detta innebär för de fristående skolorna överträffas dock vida av den vinst som i slutändan ändå kommer att komma alla inblandade parter till del, det vill säga både arkivinstitutionen och skolorna, men inte minst eleverna själva.
Stockholms stadsarkiv har förvarat betyg från fristående skolor i flera år. Dock på frivillig basis och i betydligt mindre utsträckning. Hanteringen har hittills skett i analog form. Att ta emot årliga tilläggsleveranser av pappersbetyg från ett fåtal skolor har visat sig vara fullt görligt, även om detta leveranssätt per automatik medför halvfulla boxar och ständiga omplaceringar på hyllorna. Dessutom har betygens sorteringsordning inneburit en komplikation (efter klass/program/skola etcetera). Betyg kan också hamna fel, försvinna eller glömmas bort i leveranserna.
Med ett väsentligt högre antal skolor inblandade blir situationen naturligtvis en helt annan och ovanstående problem kommer att ställas på sin spets. Då är den digitala hanteringen klart överlägsen. Det finns helt enkelt för många risker med den analoga pappershanteringen. Risker som är onödiga att ta när det gäller så avgörande dokument i elevernas skolgång.
Stockholms stadsarkiv har bestämt sig för årliga leveranser (under hösten) från alla de skolor i staden som väljer att delta och hörsamma den nya lagbestämmelsen. Det kommer nämligen inte att göras någon uppföljning gentemot de som inte gör det. Det som krävs från skolorna är en inskannad färgkopia av originalbetyget, med rektors underskrift. Dessutom bör betygskataloger medfölja i de fall där sådana finns.
En kompletterande förteckning (i excel-fil) över alla elever i avgångsklasserna ska också ingå i varje leverans. I förteckningen ska även vissa andra uppgifter (metadata) om eleverna framgå. Det uppgivna elevantalet i förteckningen möjliggör en kontroll och avstämning mot det faktiska antalet levererade filer, det vill säga själva betygen. Dessa skickas in som pdf-filer (paketerade i en ZIP-fil) till en central e-postlåda och ska vara namngivna efter elevernas personnummer. Leveranserna från varje skola, som på förhand måste ha avtalats med stadsarkivet, granskas sedan, varefter en bekräftelse skickas till skolan.
Betygen kommer att finnas tillgängliga och sökbara i Stockholms stads e-arkiv. Eftersom det rör sig om handlingar som omfattas av personuppgiftslagen och som därför inte får bli åtkomliga genom e-arkivets webbaserade söktjänst kommer någon form av inloggning att krävas (med bank-ID eller motsvarande). Detta gäller naturligtvis för de elever som direkt vill komma åt sina betyg. I övriga fall blir det även fortsättningsvis ett handläggningsförfarande från stadsarkivets personal, men ett betydligt snabbare sådant med tillgång till digitala filer än till pappersbetyg i något av arkivets magasin.
– Förslaget att tillämpa en alltigenom digital hantering för betygen från de fristående skolorna utgår från stadsarkivets medarbetares initiativkraft och idérikedom och ligger helt i linje med uppdraget att underlätta tillgången till arkivinformationen. Vi vill kunna ge även de elever som inte går i kommunala skolor bästa tänkbara service. Det är ett rimligt förhållningssätt som utgår från ambitionen att vi ska vara tillgängliga på sätt som stämmer med medborgarnas förväntningar och är ett tydligt exempel på hur vi kan visa oss som en resurs för samhället, säger Lennart Ploom, stadsarkivarie.
”Förslaget att tillämpa en alltigenom digital hantering ligger helt i linje med uppdraget att underlätta tillgången till arkivinformationen.”
Text Martin Ståhl martin.stahl@stockholm.se
ANNONSER