Ett svep över Arkivrådet AAS konferen

Arkivrådets tvådagarskonferens 2011 i Stockholm hade stor uppslutning. Att beskriva, styra och förvalta information var det övergripande temat, med både teori och en rad praktikfall. Utvecklingen går dels mot att arkivarier och registratorer får förändrade roller, dels att flera yrkesgrupper måste samverka.

En kartläggning inom offentlig och privat sektor på uppdrag av Mittuniversitetet visar att mål och samsyn ofta saknas i informationsförvaltningen. Arkivarier kan tala om bristande resurser och svagt stöd från ledningen, och informationsarkitekter om ineffektiva stuprörssystem.

Christer Nellborn, verksamhetsarkitekt vid Arbetsförmedlingen, undersökte metaforen ”arkitektur” och visade humoristiska bilder på byggnader där isolerade kortsiktiga byggprojekt gett inkonsekvent placerade fönster, dörrar och trappor. En enhetlig informationsarkitektur har ritningar på allt från begrepp till tjänster; externt, internt och i IT-systemen. Även Malena Appell från Trafikverket talade om arkitekturramverk. Med ett ramverk analyserar man fogarna mellan affärsarkitektur, informationsarkitektur och IT-arkitektur.

Göran Samuelsson redogjorde för det forskningsbaserade CEDIF-projektet vid Mittuniversitetet som syftat till att utveckla modeller för digital informationsförvaltning inom framför allt offentlig sektor.

Att genomföra e-arkiv och verksamhetsbaserad arkivredovisning inom offentlig sektor är en erkänt komplex uppgift. Flera myndigheter har nu gått från teori till praktik. Marie Hegge och Daniel Höffkert från Arbetsförmedlingen och Mikael Dahlin från Åklagarmyndigheten berättade om hur arbetet har gått till. På Arbetsförmedlingen har ett stort antal verksamhetsrepresentanter medverkat i kartläggningen. På Åklagarmyndigheten beslutade man istället att fokusera på det grundläggande behovet av att strukturera och bevara information. Enbart två nivåer används för att beskriva verksamhetsområden, vilket bidrar till ett flexibelt system. Arbetsförmedlingen har tagit fram en klassifikationsstruktur som används i hela informationshanteringen. Klassningen styr redan registreringen. Gemensamt är att man inte har velat detaljstyra, utan göra klassifikationen på rätt nivå.

Katalin Sztojka från Visuera Integration konkretiserade hur man kan arbeta med hållbar e-arkivering utifrån tre stora projekt inom landsting och statlig sektor. En avgörande faktor är att definiera roller och ansvar, där informationsägarens roll är central. Därpå demonstrerades gränssnittet för Transportstyrelsens nya e-arkivsystem, vilket gav konferensdeltagarna något av en aha-upplevelse.

En både regional och nationell koppling gav Kenneth Härnström, landsarkivarie i Härnösand. Han berättade om Arkivlänet Västernorrland, där Riksarkivet, Mittuniversitetet och länets myndigheter tillsammans tar fram piloter för gemensamt e-arkiv och e-diarium, inom det nationella uppdragsprojektet som är initierat av E-delegationen.

Den nödvändiga gallringen av information var ett annat grundtema. Rätt genomförd gallring kan även medföra ökad informationskvalitet. Då skiftar fokus från gallring till bevarande. ”Big Buckets” är ett begrepp som introducerades i Sverige på AstraZeneca. Enkelt handlar det om att rationalisera klassningen av gallringsbar information i IT-system. Martin Olsson från Acando öppnade för bäring på offentliga organisationer. Magnus Wåhlberg från TAM-Arkiv och Niklas Norée från Skatteverket visade i teori och praktik hur man kan formalisera gallringsregler för IT-system.

Under konferensen gavs flera exempel på de vinster som vi som arbetar med arkiv och information kan göra genom att gå ihop och samarbeta. Årets studiebesök på Nationalmuseums arkiv på Skeppsholmen gav ett exempel på detta. Tidigare låg arkivet i samma hus som museet och blev i det sammanhanget en något mer bortglömd enhet i skuggan av den stora utställningsverksamheten. Idag har istället arkivet förenats med Konstbiblioteket, Fotoarkivet, Svenska Porträttarkivet och avdelningen för forskning. För den konstintresserade besökaren har det inneburit att en guldgruva nu finns samlad under samma tak bara ett stenkast från museet. Antalet förfrågningar till arkivet har ökat med 200 procent och ett tätt samarbete sker numera mellan personalen på de olika enheterna. Öppettiderna har kunnat utökas då arkiv- och biblioteksmaterial nu beställs från samma disk och enheterna har gemensamma läsesalar.

Pia Leminen och Sofia Coyne från Finansinspektionen belyste ännu ett lyckat samarbete, mellan arkivarier och registratorer, som annars ofta arbetar åtskilda på myndigheter. På FI arbetar sex registratorer, en arkivarie och en enhetschef som ett sammansvetsat lag mot ett gemensamt mål – en effektiv diarieföring i en inspirerande och trivsam arbetsmiljö. Med hjälp av standardiserade ärendemeningar, tydliga rutinbeskrivningar och långa diskussioner om arbetssätt har FI kommit en god bit på väg.

Vi fick även goda exempel på hur arkiv kan användas. Eva Ersson Åbom från CfN berättade om ”History Marketing” med hjälp av arkiv och näringslivets nyvaknade intresse för sin historia.

Jim Hedlund och Eva Tegnhed, arkivpedagoger från Jämtlands län, berättade entusiasmerande om ett tätt samarbete med skolorna för att föra in ursprungskällorna i undervisningen. Genom spännande stadsvandringar och bilhistoria har man lyckats nå fram till elever som tidigare har varit ointresserade av historieämnet.

Konferensens moderator Lennart Ploom, stadsarkivarie i Stockholm, sammanfattade de två dagarna med att konstatera att vi ser en yrkesroll i förändring. Från att ”bara” ha beskrivit informationen i en verksamhet är dagens arkivarier aktiva i skapandet och organiserandet av den redan från början. Även registratorernas roll har förändrats. Man blir mer av administratörer där det handlar om att bevaka att handlingar blir rätt registrerade i systemen och att utbilda användare. Ännu en förändring kan skönjas genom nya samordnade förvaltningsmodeller inom offentlig sektor. Informationen spelar här en central roll med frågor som inte sällan ägs av arkivarien och arkivverksamheten.

Ytterst handlar kraven på god hantering av information om våra erfarenheter, vår historia och framtid. Och det finns mycket kvar att göra, så framtiden för yrkesrollen ser ljus ut.

(Citat):

”Att genomföra e-arkiv och verksamhetsbaserad arkivredovisning inom offentlig sektor är en erkänt komplex uppgift. Flera myndigheter har nu gått från teori till praktik.”

Marie Morner Jansson från InfoGain prtade om hur hållbar informationsförvaltningen är.Lennart Ploom, stadsarkivarie, var konferensens moderator.

Text Jim Löfgren jim.lofgren@tam-arkiv.se Anna Cederlöf anna.cederlof@braarkiv.se